Programa

ASIGNATURA I: Diseño y planificación 1. El gestor y sus funciones   1.1. La figura del gestor del centro en relación con los procesos anteriores a la puesta en marcha (planificación, proyección, ejecución)   1.2. La función de la comunicación a colectivos internos y externos en el proceso de traslado   1.3. La identificación de necesidades y oportunidades del cambio organizativo o la preparación de los recursos para la apertura ex novo   1.4. La gerencia del proceso: organización 2. Las acciones   2.1. Apoyo documental de la nueva situación: organización, procedimientos de trabajo. Mapa de procesos   2.2. Planificación de los procesos de captación, formación y adiestramiento del personal (nuevo y actual)   2.3. El equipamiento: estudio de necesidades y planificación de dotaciones   2.4. Programa integrado de la secuencia general de apertura y traslado     ASIGNATURA II: Ejecución y logística 1. Logística de los equipamientos y consumibles   1.1. Gestión del equipamiento. Inserción en la fase final de la obra   1.2. Diseño y programación de actividades y comprobaciones previas a la apertura por unidades y conjuntos   1.3. Diseño, adquisición y programación de implantación de primeros stocks 2. Planificando la secuencia   2.1. Diseño de la secuencia de traslado o apertura por unidades   2.2. Diseño de la secuencia de ralentización de actividades críticas   2.3. Diseño de la secuencia de traslado o apertura por unidades, relacionadas con cada actividad, hasta completar el catálogo de servicios   2.4. Diseño de la logística de ejecución   2.5. Diseño de los recursos singulares durante el funcionamiento duplicado

 

 

 

 

ASIGNATURA I. Diseño y planificación

Módulo 1. El gestor y sus funciones

1. La figura del gestor del centro en relación con los procesos anteriores a la puesta en marcha (planificación, proyección, ejecución).

   El gestor del centro tiene que asumir, también en el diseño, la preparación y la ejecución de los traslados y aperturas de nuevos recursos dedicados a la asistencia, las funciones de liderazgo. Tiene que reforzar el papel de los directivos y técnicos responsables de las tareas previas, ayudar a la toma de decisiones y apoyar en todo tanto las decisiones adoptadas como el calendario y la forma como éstas son ejecutadas.

   Pero esta función tiene su sustento en la comprensión y asunción de toda la filosofía que inspiró el nuevo recurso para garantizar la rentabilidad del proyecto y la adecuación entre recursos, funciones y personas.




2. La función de la comunicación a colectivos internos y externos en el proceso de traslado.

   Uno de los aspectos que ayudarán de forma muy importante a que el traslado sea un éxito es haber diseñado y ejecutado una correcta comunicación hacia los públicos internos y externos de la organización. Es imprescindible asegurar que el conjunto de la organización conoce y comprende las nuevas circunstancias de trabajo para que obtenga resultados y satisfacción de las nuevas condiciones y no las perciba como inadecuadas.




3. La identificación de necesidades y oportunidades del cambio organizativo o la preparación de los recursos para la apertura ex novo.

   Los cambios que un traslado físico provoca generalmente van acompañados de nuevas necesidades organizativas, de sistemas de trabajo diferentes, de procedimientos también distintos, al tiempo que genera oportunidades sobre modificaciones en el organigrama, en nuevas eficiencias y sinergias, entre otros. Es importante estudiar y prever tanto las necesidades como las oportunidades para, de un modo consciente y sistemático, aprovechar todas ellas.




4. La gerencia del proceso: organización.

   La importancia del éxito del nuevo recurso así como la cantidad y complejidad de tareas que se deben llevar a cabo exigen la generación de una organización específica o al menos una dinámica diferenciada en la organización del hospital para llevarla a cabo. Es responsabilidad del gestor principal la creación, con suficiente anticipación, de esa organización diferenciada y la dirección del proceso, desde su nacimiento hasta la definitiva puesta en funcionamiento, así como dotarla de recursos, medios y preservarla de las necesidades puntuales que el día a día genere sobre el normal funcionamiento del centro preexistente.

Módulo 2. Las acciones

5. Apoyo documental de la nueva situación: organización, procedimientos de trabajo. Mapa de procesos.

   Es necesario tener documentados todos los procedimientos y procesos de trabajo. La organización y la manera de trabajar debe contar con documentación escrita que la sustente, tanto para conseguir evaluar/valorar de modo objetivable el comportamiento y las actividades de los integrantes de la organización como para facilitar la mejora continua. El traslado a unas nuevas instalaciones debe ser aprovechado para bien continuar con las prácticas de documentación existentes en la anterior ubicación o bien aprovechar el cambio para implantar hábitos correctos que redundarán en la mejora de la unidad.




6. Planificación de los procesos de captación, formación y adiestramiento del personal (nuevo y actual).

   El empleo de nuevas estructuras físicas supondrá, prácticamente en todas las ocasiones, la necesidad de modificaciones en la plantilla de personal, bien por la necesidad de nuevas incorporaciones, bien por la necesidad de nuevas capacitaciones en el personal existente. La selección de nuevo personal, así como la necesaria formación en el uso y aprovechamiento de los nuevos recursos a disposición de la unidad, debe ser objeto de planificación y ejecución con carácter previo a su entrada en funcionamiento.




7. El equipamiento: estudio de necesidades y planificación de dotaciones.

   La planificación realizada para el nuevo hospital, o la nueva unidad en su caso, habrán contemplado una cartera y gama de servicios concreta, ajustada a las necesidades y vocaciones de la institución. A partir de esa planificación es preciso establecer, con tiempo necesario, el plan de equipamiento. Este documento, redactado con rigor, contendrá los equipamientos con sus especificaciones, que permitirán alcanzar los objetivos establecidos.




8. Programa integrado de la secuencia general de apertura y traslado.

   El traslado de una unidad u hospital a un nuevo emplazamiento requiere la ejecución de un elevado número de tareas diferentes. El éxito del traslado tiene que ver con la planificación y ejecución de todas ellas en un determinado orden y con una secuencia controlada. Para ello, tiene una gran importancia disponer de un programa integrado de todas las tareas, en el que se fije tanto el orden y el tiempo de duración de cada una como los diferentes implicados y responsables. Además, debe establecer el camino crítico y, cuando sea necesario, el plan de contingencias o plan B que garantice, ante eventualidades o fracasos parciales, la mejor de las soluciones para la consecución del objetivo final.

 

ASIGNATURA II. Ejecución y logística

Módulo 1. Logística de los equipamientos y consumibles

1. Gestión del equipamiento. Inserción en la fase final de la obra.

   Establecidos los objetivos que se deben alcanzar con el traslado que se lleva a cabo, y como consecuencia de la nueva cartera y gama de servicios, es preciso gestionar el equipamiento del que la nueva unidad dispondrá. Su gestión alcanza desde el análisis de los elementos actuales que serán empleados en la nueva unidad hasta la definición de las prestaciones del nuevo equipamiento, los condicionantes que impondremos en su adquisición, las instalaciones especiales que el funcionamiento impone, el calendario para la adquisición, recepción y puesta en marcha y, por último, el entrenamiento de los usuarios en su manejo.




2. Diseño y programación de actividades y comprobaciones previas a la apertura por unidades y conjuntos.

   La complejidad de las instalaciones existentes en un hospital, o una unidad, demanda la ejecución de múltiples tareas previas a su puesta a disposición de los usuarios. Es preciso desarrollar una programación específica que abarcará desde las tareas de limpieza, prueba y comprobación, tramitación y obtención de permisos hasta la definitiva autorización y puesta en marcha. El gestor es responsable de, con absoluto respeto por las diferentes normativas que se toman en consideración, minimizar los tiempos desde la teórica puesta a disposición del hospital de cada una de las instalaciones hasta su definitiva puesta en funcionamiento. De igual modo, la puesta a disposición de los usuarios de los diferentes equipamientos precisará la realización de pruebas y obtención de autorizaciones para su pleno uso.




3. Diseño, adquisición y programación de implantación de primeros stocks.

   En relación con la secuencia lógica, es la última tarea, pero no por ello es menos importante, que se va a desarrollar con carácter previo a la entrada en funcionamiento de una unidad u hospital. Sin su ejecución no es posible iniciar la asistencia ni ninguna otra tarea.

Asignatura 2. Planificando la secuencia

4. Diseño de la secuencia de traslado o apertura por unidades.

   Referirse a traslados implica abrir nuevos recursos, partiendo de una actividad en funcionamiento, en una localización diferente (en el mismo edificio o no). En su diseño, se puede optar bien por la planificación de un traslado big-bang (apertura simultánea de un modo ordenado) o una planificación secuencial, dilatada en el tiempo, hasta alcanzar la total puesta en funcionamiento de la unidad. En el recorrido entre ambas alternativas, se encuentran múltiples opciones que, en cualquier caso, precisan de un análisis y consecuente toma de decisiones para llevar a cabo el traslado (o apertura) total del centro o unidad.




5. Diseño de la secuencia de ralentización de actividades críticas.

   La planificación de un traslado o apertura tiene un aspecto fundamental en la localización de las tareas críticas, esto es, aquellas cuyo mantenimiento es imperativo o, en su defecto, deben contar con una alternativa que las garantice. Estas tareas pueden ser tanto asistenciales (por ejemplo atención urgente) como auxiliares (por ejemplo el servicio de restauración) y el cambio de emplazamiento de una nueva unidad u hospital tiene que conseguir dar cobertura a la demanda que de ellas se produzca.




6. Diseño de la secuencia de traslado o apertura por unidades, relacionadas con cada actividad, hasta completar el catálogo de servicios.

   Al establecer la secuencia de las actividades afectadas por el traslado, es preciso contemplar la interrelación entre ellas y establecer una planificación que garantice la ejecución en la nueva unidad de la totalidad de los elementos del catálogo de servicios de la unidad u hospital.




7. Diseño de la logística de ejecución.

   Analizada y establecida en detalle la secuencia de la totalidad de tareas que se deben llevar a cabo para conseguir el traslado, es preciso encontrar los medios necesarios para su ejecución y coordinarlos. Dependiendo de las características de la unidad que se va a trasladar o, en su caso, del hospital, el nivel de complejidad puede variar mucho pero, en todo caso, es preciso tener presente que del correcto funcionamiento de todos los participantes dependerá el éxito del traslado.




8. Diseño de los recursos singulares durante el funcionamiento duplicado.

   El traslado puede requerir, dependiendo de las opciones realizadas, del funcionamiento en paralelo (o de modo duplicado) de determinados recursos. Es preciso, en el diseño de opciones que se van a ejecutar, considerar el caso de los recursos que por alguna de sus características (como precio, coste de funcionamiento, dificultad en la localización o ineficiencia en disponer de duplicado), ya que cualquier opción que suponga, o requiera, su duplicación debe ser descartada.