«La gestió documental consisteix a controlar de manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, la utilització i la disposició dels documents.» (ISO 15489-1: 2001 [E], Informació i Documentació - Gestió Documental.)

Els objectius d'un SGD són:

1. Coordinar i controlar les activitats específiques que afectin la creació, la recepció, la ubicació, l'accés i la preservació dels documents.
2. Custodiar i recuperar la documentació que es genera d'una manera eficaç.
3. Garantir el bon funcionament de l'organització i l'acompliment de la legislació vigent.

L'arxiu ofereix suport intern a la presa de decisions per a la feina diària i assegura una preservació adequada del patrimoni històric i documental de l'organització. Així mateix, té un paper important en la qualitat i la imatge d'una organització, atès que:

1. Evita la pèrdua de la documentació, ja que tots els documents estan integrats i identificats en un únic sistema.
2. Evita la pèrdua de temps en la recuperació de la documentació.
3. Permet el control d'accessos i de seguretat de la informació dels documents, i impedeix que els continguts siguin vistos per terceres persones.
4. Estableix un cicle de vida de la documentació i en possibilita la destrucció de manera segura i certificada.
5. Estableix la col·laboració entre els diferents òrgans de la institució per a una bona gestió de l'SGD.