La llargària d'una convocatòria no ha de ser superior a un full. Si la informació que s'hi ha de donar és molt llarga, el que es fa és adjuntar-hi altres documents que la recullen.

+ Torna al començament

Destinatari

Pot tenir com a màxim cinc línies, que corresponen a la informació següent:

Nom i cognoms
Càrrec, si escau
Nom de l'entitat, si escau
Via pública, número, pis i porta
Codi postal i població (comarca, si cal)

Salutació (i comiat)

Aquest apartat és optatiu.

La fórmula de salutació que correspon a aquest document és Senyor o Senyora, segons què calgui. Així mateix, i en concordança amb la salutació, les fórmules de comiat que s'utilitzen són Atentament o Ben atentament.

Cos de la convocatòria

Cal tenir en compte que la persona encarregada de convocar una reunió és el president o la presidenta de l'òrgan convocat.

Per tant, en els casos en què qui convoca és el secretari o la secretària de l'òrgan, ha de constar que ho fa per indicació o per ordre del president.

Hi han de constar el dia, l'hora i el lloc de la reunió, i a continuació l'ordre del dia (la llista numerada dels temes que s'hi tractaran).

En l'ordre del dia hi acostuma a haver dos punts fixos:

Lectura i aprovació de l'acta de la sessió anterior [sol ser el primer punt]

Torn obert de paraules [sol ser l'últim punt]

Signatura

Inclou tres espais diferents i en l'ordre en què els presentem a continuació:

• nom i cognoms de l'emissor,
• espai per a la firma manuscrita,
• càrrec que ocupa o unitat estructural a què pertany.

Datació

S'hi han de fer constar el lloc i la data en què s'emet el document de la manera següent:

El nom de la localitat i, separat per una coma, el dia (amb xifres), el mes (amb lletres) i l'any (amb xifres, complet i sense punt entre la primera xifra i la segona), sense puntuació final.

Barcelona, 27 de novembre de 2002

Informacions ocasionals

Espai reservat per a anotacions complementàries relacionades amb el contingut de la carta (postdata, referències d'arxiu, etc.).

+ Torna al començament