• Compartir
  • Escoltar
  • Imprimir

Redacció i comunicació eficaç
Models de documents

Els models de documents, com a propis de l'activitat administrativa, tenen les característiques del llenguatge administratiu, és a dir, formalitat i funcionalitat, sobre la base de la llengua estàndard i amb una fraseologia específica i un vocabulari propi.

Aquests trets de formalitat i funcionalitat es concreten en el tracte respectuós i correcte, basat en criteris d'objectivitat i democratització, i en la precisió, la claredat, la concisió i l'ordenació rigorosa del contingut, cosa que demana unificació de criteris i fixació de fórmules, termes i fraseologia.

Punts que cal tenir en compte en aquests documents

  1. Tractament personal
  2. Usos verbals
  3. Salutació i comiat

1. Tractament personal


D'una banda, s'ha de triar l'opció més escaient al tipus de document que es redacta pel que fa al tractament de l'emissor —qui redacta el document— i del receptor o destinatari —a qui s'adreça.

D'altra banda, quant al tractament protocol·lari, s'ha de tenir present que la tendència actual és limitar-ne l'ús, ja que no s'adiu amb l'estil planer i democràtic de les comunicacions administratives. Només es fa servir en documents protocol·laris, en actes solemnes i en comunicacions amb un grau elevat de formalitat.

El tractament de cortesia propi del català és el de Senyor o Senyora. Habitualment es fa servir en els encapçalaments de cartes, convocatòries..., com a fórmula de salutació, etc.

Tractament de l'emissor

La persona que escriu el document es pot referir a ella mateixa de diverses maneres:

  • Primera persona del singular (jo): és el tractament més habitual en la redacció de documents administratius. Comporta un estil més directe i la individualització de l'emissor; d'aquesta manera es poden distingir les accions, opinions, decisions, etc. pròpies de la persona que redacta de les de l'entitat de què forma part, que s'expressen en 1a. persona del plural.
     
  • Primera persona del plural (nosaltres): s'usa en els documents en què predomina el valor de l'entitat, departament o centre des del qual es tramet.
     
  • Tercera persona del singular (ell/ella): l'ús d'aquest tractament comporta el distanciament de l'emissor envers el receptor i redueix la importància de la relació personal entre ells dos. Actualment aquest tractament només es fa servir en la redacció de les actes.

S'ha de ser coherent amb la tria que es fa i mantenir el mateix tractament i les concordances amb els verbs i els pronoms al llarg de tot el text.

Tractament del receptor

La persona a qui s'adreça un document pot rebre diversos tractaments:

  • Segona persona del plural (vós): és el tractament tradicional en el llenguatge administratiu català. Indica una relació en què es combinen l'afecte i el respecte entre l'emissor i el receptor. Aquest tractament, però, pot tenir per a algunes persones una connotació arcaïtzant i els pot representar una certa incomoditat a l'hora de fer servir la forma de subjecte vós.

    Malgrat això, comporta un avantatge important enfront del tractament de vostè pel fet que evita la necessitat de distingir formes masculines i femenines (saludar-vos en lloc de saludar-lo/la) i, alhora, evita les ambigüitats que es poden produir en cas que el redactor faci servir la tercera persona del singular per a referir-se a ell mateix.
     
  • Tercera persona del singular (vostè): actualment aquest tractament és el més habitual en les relacions fora de l'Administració. Indica una relació molt respectuosa entre la persona que escriu i la que rep el document.
     
  • Segona persona del singular (tu): és el tractament propi de les persones unides per una relació íntima, d'amistat o companyonia; és, doncs, el més cordial i informal de tots. Amb tot, en les comunicacions per correu electrònic, en què les relacions entre emissor i receptor són més directes, el tractament de tu és habitual i, alhora, natural.

S'ha de ser coherent amb la tria que es fa i mantenir el mateix tractament i les concordances amb els verbs i els pronoms al llarg de tot el text.

+ Torna al començament

2. Usos verbals


L'ús dels verbs en el temps adequat contribueix a aconseguir l'escrit precís, clar i objectiu que demanen aquests documents.

El present

En català, igual que en francès, s'utilitza habitualment el present en la redacció de normes, fet que contrasta amb la tendència del castellà de fer servir el futur, sovint amb un valor afegit d'obligació.

Es considera preferible que el text es llegeixi sempre des de la perspectiva de present i d'actualitat del lector o l'usuari i no des de la perspectiva de futur del redactor respecte al moment de l'aprovació.

El futur

En català el futur no s'ha de fer servir per a redactar normes ni indicar obligació o suposició, les quals s'expressen amb perífrasis d'obligació o de suposició (haver de + infinitiu, deure + infinitiu).

El gerundi

El gerundi expressa, en oracions compostes, una acció anterior o simultània a l'acció que expressa el verb de l'oració principal (per exemple, la causa, la manera, el temps, etc.).

Sortint del despatx va trobar el company que buscava.

Ens ho podeu comunicar escrivint-nos un missatge.

Cal tenir en compte que hi ha uns usos del gerundi que convé evitar: quan expressa posterioritat o conseqüència i quan equival a un adjectiu d'un nom. Aquests casos es resolen per mitjà de la coordinació amb la conjunció i o d'una oració de relatiu.

No va desar la targeta a la bossa i la va perdre pel carrer [i no pas perdent-la].

Va organitzar un concurs en què oferia un premi d'un milió d'euros [i no pas oferint].

+ Torna al començament

3. Salutació i comiat


Les fórmules de salutació i de comiat han d'estar d'acord amb el grau de formalitat i de coneixença que hi ha entre l'emissor i el receptor, i han d'estar correlacionades, és a dir, ambdues han de correspondre al mateix grau de formalitat. Així, doncs, no es pot saludar amb un Senyor i acomiadar-se amb un Ben cordialment, sinó que en aquest cas s'ha d'escriure Atentament o Ben atentament.

Fórmules de salutació
(De més a menys formals)
Fórmules de comiat
(De més a menys formals)
Distingit senyor,
Distingida senyora,
Senyor,
Senyora,
Benvolgut senyor,
Benvolguda senyora,

Aprofitem l'avinentesa per a saludar-vos atentament.
Us saludo atentament.
Atentament,
Ben atentament,

Benvolgut company,
Benvolguda companya,
Benvolgut amic,
Benvolguda amiga,
Cordialment,
Ben cordialment,
Us/Et saludo cordialment.
Rebeu/Rep una salutació cordial.
Una abraçada,

Pot passar que qui escriu no sàpiga si la persona a qui s'adreça és una dona o un home, o bé que el document que redacta vagi adreçat a un col·lectiu, com ara els estudiants de la UOC. En aquests casos (circulars, cartes, correus electrònics, etc. que trametem a persones indeterminades), s'ha de recórrer a les fórmules de salutació mixtes.

Senyor,
Senyora,

Benvolguts companys,
Benvolgudes companyes,

Benvolgudes investigadores,
benvolguts investigadors,


Les fórmules de comiat que són una frase, amb verb explícit o sobreentès, acaben amb un punt; si no són frase, es puntuen amb una coma.

Us saludo atentament.
Cordialment,


+ Torna al començament