El Servicio de Archivo y Gestión Documental es la unidad transversal responsable de un control eficaz, eficiente y sistematizado de los documentos del patrimonio documental de la Universitat Oberta de Catalunya, desde la creación de los documentos, la recepción y el mantenimiento, hasta su uso y difusión.

El Servicio puede proporcionar asistencia en las siguientes tareas:

• Organizar los documentos, en soporte papel o electrónico, de las oficinas.
• Gestionar la documentación de las oficinas según el cuadro de clasificación.
• Eliminar o conservar la documentación de las oficinas con los criterios establecidos en el Reglamento de archivo y en las distintas normativas vigentes.
• Transferir la documentación de las oficinas al archivo correspondiente y colaborar en la retirada de la documentación más antigua de las oficinas, evitando la acumulación de documentos —tanto en soporte papel como en soporte electrónico— en las oficinas.

Los documentos que han sido transferidos al archivo de la UOC están disponibles para los miembros de la comunidad universitaria y para los investigadores y estudiantes, con el fin de que los puedan consultar. Sin embargo, esta consulta o acceso a la documentación está sometida a las limitaciones propias de su naturaleza, establecidas por la legislación vigente y la normativa interna de la universidad. Asimismo, el Servicio de Archivo y Gestión Documental garantiza en todo momento el cumplimiento de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, y de las normas de conservación de los documentos según las tablas de evaluación documental.

Para realizar la consulta existen dos mecanismos:

• Consulta. Se lleva a cabo físicamente en la sala de consulta del archivo y el documento no se puede retirar físicamente del depósito donde se conserva.
• Préstamo. El documento se puede retirar del archivo durante un periodo determinado para su explotación. En cualquier caso, está expresamente prohibido que la documentación de la UOC salga de las propias instalaciones de la universidad.

Los documentos electrónicos deben tratarse —en términos de clasificación y plazos de conservación— del mismo modo que la documentación en soporte papel. Por lo tanto, esta documentación debe organizarse y tratarse de forma que se pueda garantizar su conservación y recuperación en el gestor documental.

El documento de archivo es cualquier expresión con información registrada, con independencia del soporte o de sus características físicas e intelectuales, producida o recibida y conservada por una organización o una persona en el desarrollo de sus actividades.

El sistema de gestión documental es el conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, y dirigidas a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación de los documentos, o a transferirlos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y lograr una gestión rentable y eficaz.

Si se desea transferir documentos desde una oficina hasta el archivo de la UOC, debe rellenarse el formulario de transferencia mediante la herramienta de entrada de incidencias.

En el formulario deben indicarse los datos básicos de la unidad, el número de unidades que se quieren transferir, el código de clasificación correspondiente, la descripción general de las unidades que se transferirán y las fechas extremas.

Los documentos esenciales de la UOC son los que garantizan su continuidad, pervivencia y actividad después de un desastre. Entre estos documentos se encuentran los Estatutos, las actas de los órganos de gobierno, las actas de notas de los estudiantes o las elecciones de los órganos de gobierno.

Según el reglamento del archivo de la UOC, por cuestiones de seguridad y protección de datos personales y confidenciales, únicamente el personal propio o autorizado del Servicio de Archivo y Gestión Documental puede acceder a los diferentes depósitos de la universidad con el control de un registro de accesos.

El Servicio de Archivo y Gestión Documental es el encargado de la eliminación o la conservación de la documentación siguiendo las normas establecidas por la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña.

No obstante, las oficinas pueden eliminar la documentación que no tiene más valor que el informativo, como diarios oficiales, copias de documentos originales y diferentes tipologías documentales de publicidad, o documentación de apoyo, una vez se haya elaborado el informe, la memoria o el estudio correspondiente.