El Servicio de Archivo y Gestión Documental trabaja bajo las directrices y las políticas establecidas desde los distintos órganos de gobierno y de gestión, como la Secretaría General, la Gerencia o la Asesoría Jurídica. En este sentido, la Secretaría General de la UOC tiene entre sus competencias, según la resolución del rector de 15 de julio del 2013:
«Organizar los registros y archivos de la Universidad.»
De este modo, la UOC asume el compromiso de aplicar un sistema de gestión documental y archivo siguiendo las políticas de buen gobierno, transparencia, calidad y ajuste a la normativa vigente. La UOC, por defecto, tal y como se expresa en la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, se enmarca en el Sistema de Archivos de Cataluña por el mero hecho de ser una universidad:
La citada Ley 10/2001 prevé que los archivos de las universidades catalanas, independientemente de su titularidad, se integren en el Sistema de Archivos de Cataluña. De hecho, el sistema universitario de Cataluña está formado por todas las universidades establecidas en Cataluña, públicas y privadas. La UOC consta inscrita en el buscador del Sistema de Archivos de Cataluña en la siguiente dirección web:
En resumen, la UOC vela por la correcta aplicación del sistema de gestión documental y archivo en toda la organización, asegurando mediante el servicio responsable los instrumentos y los recursos necesarios para implementarlo, así como las políticas y los manuales.