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Archivo Glosario

  • Acceso. Derecho, forma y medios de localizar, utilizar o recuperar informacin.
  • Ciclo de vida de la documentacin

Documentacin de trabajo o de oficina. Documentacin generada por una unidad en sus actividades y que no es definitiva. No son documentos de archivo; por lo tanto, no son objeto de estudio por parte del Servicio de Archivo y Gestin Documental, aunque s lo pueden ser por el sistema de gestin documental.

Documentacin en fase activa. Documentacin que una unidad tramita o utiliza habitualmente en sus actividades. Se trata de documentos que no se pueden modificar y de consulta frecuente.

Documentacin en fase semiactiva. Documentacin que, una vez concluida la tramitacin ordinaria, no utiliza de forma habitual la unidad que la ha producido en sus actividades. Se trata de documentos que no se pueden modificar y de consulta poco frecuente.

Documentacin en fase inactiva o histrica. Documentacin que, una vez concluida la vigencia administrativa inmediata, posee valores primordialmente de carcter cultural, informativo, cientfico o tecnolgico. Se trata de documentos que no se pueden modificar y de consulta espordica.

  • Clasificacin. Identificacin y estructuracin sistemtica de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por estas en categoras, de acuerdo con convenciones, mtodos y normas de procedimiento, lgicamente representados en un sistema de clasificacin.
  • Conservacin (preservacin). Conjunto de procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y tcnica de documentos autnticos en el tiempo.
  • Conversin. Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro, o de un formato a otro.
  • Descripcin archivstica. Elaboracin de una representacin precisa de una unidad de descripcin y, si procede, de las partes que la componen, mediante la recopilacin, el anlisis, la organizacin y el registro de cualquier informacin que sirva para identificar, gestionar, localizar y explicar la documentacin de archivo, adems del contexto y los sistemas en los que se ha producido. Hay siete niveles de descripcin, que son los que se han definido anteriormente: fondo, subfondo, grupo de series, serie, unidad documental compuesta (expediente), unidad documental simple (documento de archivo) y unidad de instalacin.
  • Disposicin. Proceso asociado a la aplicacin de decisiones de transferencia, destruccin o conservacin de documentos, que se documentan en los calendarios de conservacin o ciclo de vida.
  • Documento. Informacin u objeto registrado que se puede tratar como una unidad.
  • Documento de archivo o record. Informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un individuo en el ejercicio de su actividad o en virtud de sus obligaciones legales, que se debe preservar. Un documento de archivo no puede modificarse y debe incluir informacin referente a:
  • contenido
  • contexto
  • estructura
  • presentacin
  • Documento electrnico de archivo. Documento de archivo en formato electrnico, es decir, creado por un programa informtico o bien digitalizado o escaneado a partir de un documento en papel.
  • Expediente o unidad documental compuesta. Unidad organizada de documentos de archivo compilados por el productor de los documentos o durante el proceso de organizacin archivstica. Segn los documentos que lo componen, se considera que un expediente est en uno de los siguientes soportes:
  • Soporte fsico, si los documentos que lo componen son de naturaleza fsica. Ejemplos: papel, microfilm, etc.
  • Soporte electrnico, si la documentacin es electrnica. Ex.: archivos .doc, .pdf, .tiff, etc.
  • Hbrido (mixto), con documentos en soporte fsico y electrnico dentro del mismo expediente. Ex.: fotocopia compulsada del ttulo y PDF del DNI.
  • De originales mltiples, si hay documentos en el expediente con multiplicidad de originales, como un documento en papel que se ha digitalizado y firmado electrnicamente y que se conserva en ambos soportes. Ex.: PDF del DNI ms fotocopia del DNI.
  • Fondos. Conjunto de documentos, de cualquier tipologa o soporte, producido orgnicamente o compilado y utilizado por una persona, una familia o un organismo en el ejercicio de las actividades y funciones que le son propias. El subfondo es la parte de un fondo que tiene una entidad diferenciada del resto y se puede corresponder con unidades administrativas subordinadas que tienen cierto grado de autonoma o con entes incorporados por relaciones sucesorias.
  • Gestin documental. Conjunto de actividades especficas que permite coordinar y controlar de forma sistemtica todos los aspectos relacionados con la creacin, la recepcin, la organizacin, el almacenamiento, la preservacin, el acceso y la difusin de los documentos en una organizacin con el objetivo de incorporar y mantener la informacin y pruebas de las actividades y operaciones de una organizacin.
  • Indizacin. Proceso por el que se establecen puntos de acceso para facilitar la recuperacin de documentos o de informacin.
  • Instrumentos de descripcin por nivel:

Gua. Tiene por objeto orientar al usuario en el conocimiento general de un fondo y subfondo o coleccin. Contiene informacin sobre el productor y el contexto de creacin de la documentacin. La descripcin de los documentos que forman parte del fondo es de breve extensin.

Inventario. Instrumento que describe el conjunto de documentos que forman parte de un fondo documental, desde el nivel de fondo hasta el nivel de serie. La descripcin se organiza en torno a las series y debe precisar el contexto jerrquico en el que se estructura el fondo. Excepcionalmente, el inventario puede utilizarse para describir, adems, el nivel de unidad de instalacin cuando se trata de un fragmento de serie. En este caso, debe contar con los elementos necesarios para facilitar la localizacin de las unidades documentales compuestas o simples en los fondos y las series descritas.

Catlogo. Instrumento que describe el ltimo nivel de un fondo documental, el de la unidad compuesta o simple, elaborado a partir de la informacin de los elementos de descripcin obligatorios de los niveles superiores.

  • Interoperabilidad. Condicin mediante la que dos o ms sistemas pueden intercambiar procesos o datos. Es la capacidad de los sistemas que se basan en las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) y de los procesos empresariales consistentes en intercambiar datos y posibilitar la puesta en comn de informacin y conocimientos.

Fuentes:

  • Metadatos. Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos, as como su gestin a lo largo del tiempo. Usualmente se clasifican en los siguientes tipos:

1. Metadatos tecnolgicos. Informacin sobre formatos, estructuras y vnculos de los documentos conservados; por ejemplo, formato de archivo, fecha de la ltima migracin de formato, etc. Son necesarios para procesar los documentos y facilitar la recuperacin de la informacin.

2. Metadatos descriptivos. Aportan informacin contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los documentos, etc. Son datos relativos al autor, la fecha de produccin, el ttulo, las palabras clave, etc. Se requieren para la recuperacin, para entender los documentos en su contexto y por razones de autenticidad.

3. Metadatos archivsticos. Se aaden para facilitar la gestin de los documentos. Constituyen el control intelectual y fsico de los documentos tras haber sido creados. Se refieren a aspectos como la ltima revisin, la fecha de transferencia al archivo, las condiciones de acceso, la valoracin, etc. Son necesarios para identificar y recuperar la informacin.

  • Migracin. Accin de trasladar documentos de un sistema a otro, manteniendo su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
  • Cuadro de clasificacin. Sistema de clasificacin jerrquico y lgico que recoge las funciones y las actividades de la organizacin desde el aspecto ms general hasta el ms concreto; permite organizar, tratar y agrupar los documentos de forma que se reflejen estas funciones y actividades. Debe permitir que se aadan nuevas funciones sin necesidad de reestructurar las clases principales. Se compone de una estructura y de un sistema de codificacin.
  • Registro. Acto mediante el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de entrada al sistema.
  • Serie documental. Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento. Se organizan de acuerdo con un sistema de clasificacin y se conservan como una unidad, ya que son el resultado de un mismo proceso de formacin o de clasificacin, o de la misma tipologa; tambin pueden organizarse y conservarse de este modo debido a cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o uso. Facilita el trabajo con grandes volmenes de documentos con el mismo ciclo de vida y la misma disposicin final.
  • Sistema de gestin documental. Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
  • Subserie documental. Conjunto de documentos ntidamente identificados que dependen de una serie.
  • Trazabilidad. Creacin, incorporacin y conservacin de informacin sobre el movimiento y la utilizacin de los documentos.
  • Transferencia. Cambio de la custodia, la propiedad o la responsabilidad de los documentos. Incluye el traslado, que es el movimiento de documentos de una ubicacin a otra independientemente de su soporte.
  • Unidad de instalacin. Conjunto de documentos agrupados o conservados en una misma unidad fsica (caja, libro, carpeta electrnica, etc.).