No hem d'oblidar que treballem en un entorn de comunicació escrita i, per tant, hem de tenir la mateixa cura que tindríem si en lloc d'enviar un missatge electrònic escrivíssim una carta, alguns comentaris o qualsevol altre tipus de document que haguéssim d'imprimir, signar i enviar. En el moment d'escriure un missatge de correu electrònic és important que tingueu en compte la llargària i l'homogeneïtat del text, i els aspectes que detallem a continuació, a més de les recomanacions que fem en l'apartat Redacció de textos. És aconsellable omplir el camp "Tema:" que apareix en la capçalera. És un referent immediat per a les persones que reben diàriament un volum de missatges important i és molt útil per a fer cerques dels anteriors. El missatge de correu electrònic és format pels camps "A:, De:, Còpia a:, Tema: i Adjuncions:", a més de l'espai del missatge pròpiament. És recomanable aprofitar-los per a introduir-hi la informació corresponent; així evitem haver-la de repetir en el cos del missatge. Des d'un punt de vista formal, aquest mitjà limita els recursos gràfics a la utilització d'un únic tipus de lletra, si no és que recorrem al llenguatge html; per tant, el text que elaborem és un text gràficament homogeni, fet que pot dificultar la lectura o, si més no, fer-la més monòtona. Per a agilitar la presentació i la lectura del missatge, us proposem que no redacteu paràgrafs massa llargs, que els separeu amb una línia en blanc i que feu servir enumeracions per a presentar els diferents subtemes o idees. La majoria d'aquests missatges es llegeixen directament per pantalla, fet que comporta que perdem la noció de pàgina que tenim tan clara quan treballem amb paper. Per això hem d'evitar escriure missatges excessivament llargs. En els casos en què el text ha de ser llarg, és més pràctic fer servir el correu electrònic únicament com a mitjà per a transmetre un avís amb un fitxer adjunt que contingui la informació que hem preparat.