 |
|
En parlar de la documentació administrativa hem vist que els diferents tipus de documents responen a una funció concreta, la qual determina la mena d'informació que s'hi ha d'incloure, la disposició i l'ordre en el text...
El correu electrònic representa, únicament, el mitjà de transmissió; la informació en si és la mateixa que transmetríem mitjançant un ofici, una carta o una nota informativa en suport paper. No hem de perdre de vista, doncs, la funció del missatge que escrivim.
Lògicament no pretenem que reproduïu en la pantalla del correu els models estàndard que us presentem en aquest web (carta, acta, certificat, convocatòria...) i d'altres que es recullen en els diferents manuals de llenguatge administratiu. Sí, però, que haurem de tenir en compte la informació que ha de contenir cada tipus de document i incloure-la també al missatge electrònic.
Us presentem dos tipus de missatges de correu electrònic, amb un referent més clar als models tradicionals en paper, amb la informació que haurien d'incloure i com s'hauria de distribuir: la convocatòria d'una reunió i el resum dels temes que s'hi han tractat.
|
 Convocatòria de reunió
|
|
La funció de la convocatòria és demanar la presència d'una persona en una reunió en un lloc i una data concrets. Aquest document, igual que el seu referent en paper, ha de tenir els camps d'informació següents:
- Destinataris, que introduirem en els camps "A:" i "Còpia a:" de la capçalera dels missatges de correu electrònic.
- Tema de la reunió o òrgan que es reuneix, que introduirem en el camp "Tema:" de la capçalera.
- Salutació
- Cos de la convocatòria
Ha d'incloure:
- el dia, l'hora i el lloc de la reunió,
- l'ordre del dia o temes que s'hi han de tractar, numerats.
- Comiat
- Indicació dels annexos, si escau.
Si voleu, podeu consultar l'exemple que hem preparat.
|
Resum de reunió
|
|
Es tracta de presentar a les persones interessades un petit resum de les decisions i dels acords a què s'ha arribat en el desenvolupament d'una reunió, sense que això comporti el grau de formalitat de l'acta. També hi podem introduir la salutació i el comiat, elements que mai no hem de posar en una acta, però que se'ns fan imprescindibles en els missatges electrònics. S'hi poden incloure els camps d'informació següents:
- Salutació
- Tema de la reunió o identificació de l'òrgan que s'ha reunit. Podem aprofitar el camp "Tema:" de la capçalera per a indicar-ho.
- Identificació de la reunió (lloc i data)
- Assistència (si escau)
- Ordre del dia o temes tractats, degudament numerats.
- Acords presos amb relació a cada un dels diferents temes tractats. Convé que s'expressin en apartats diferents, numerats d'acord amb l'ordre del dia.
- Temes pendents, si escau.
- Observacions: si es dóna el cas, podem incloure en aquest apartat les incidències, els desacords, etc. que hagin sorgit al llarg de la reunió.
- Annexos (funció d'adjunció de fitxers)
- Comiat
Cadascú pot adaptar aquest contingut a les necessitats i la funció del document que hagi de fer.
Si voleu, podeu consultar l'exemple que hem preparat.
|
|
