Actualment els avenços tecnològics en el camp de la comunicació també han afectat la comunicació en l'àmbit de l'administració i la gestió de les organitzacions, fins al punt que han modificat el concepte que teníem de documentació administrativa amb l'entrada del correu electrònic com a mitjà de comunicació, també, en aquest camp. Podem dir, fins i tot, que els missatges de correu electrònic ara per ara absorbeixen la trucada telefònica, el missatge al contestador automàtic del qual esperem una resposta, la nota escrita a mà que deixem damunt la taula d'un company, la nota i el comunicat interns, l'ofici que tant es fa servir a l'Administració i, fins i tot, la carta. Així, doncs, el llenguatge que hi hem de fer servir ha de combinar la cordialitat i la naturalitat de la llengua oral, que la rapidesa de la transmissió afavoreix, amb els trets més formals del llenguatge escrit, la qual cosa comporta que la relació que s'estableix entre els usuaris del correu electrònic sigui més a prop del tracte de tu a tu que no pas del formalisme de la correspondència administrativa tradicional en suport paper. Aquest fet es reflecteix en l'ús generalitzat de la segona persona del singular per a referir-se al destinatari individual. No hem de perdre de vista que l'objectiu del missatge que escrivim és transmetre una informació sobre una qüestió directament relacionada amb la feina que fem i que, per tant, és aconsellable de fer servir un to més formal que no pas el dels missatges personals o del que enviem a un fòrum, sense arribar, però, al grau de formalitat de la correspondència administrativa tradicional. Hem de pensar, a més, que els missatges que avui enviem al nostre company o companya poden quedar arxivats en un expedient que, d'aquí a un temps, algú més necessiti consultar. Això que diem no està renyit amb l'espontaneïtat, la naturalitat i el to cordial que acostumen a caracteritzar els missatges de correu electrònic; ans al contrari, aquests aspectes són els que caracteritzen aquest tipus de comunicació i, per tant, cal respectar-los i defensar-los, mantenint, això sí, l'adequació al tipus de comunicació que s'estableix (receptor, contingut, context, etc.). De vegades, però, és difícil establir aquesta frontera; de fet, només cal que ens deixem portar pel sentit comú i ben segur que sabrem el grau de formalitat/informalitat que correspon a cada cas.