Número 55 (mayo de 2016)
Gestión de la información bidireccional: 'top–down' y 'bottom–up'
Rosalía Murciano Casino

Durante los años anteriores a la crisis económica que estamos sufriendo, en EE.UU., cuna de las teorías de comunicación, management y de comportamiento informacional, ya se hablaba de cómo los procesos de comunicación y de intercambio de información dentro de las organizaciones influían claramente en el buen funcionamiento de las empresas y su adaptación al mercado cambiante. De hecho, la gestión interna de la información dentro de las empresas supone una clara diferencia durante los tiempos críticos y difíciles. Divide en dos tipos las organizaciones: aquellas que darán mejor satisfacción a los mercados, y a sus clientes, y, por tanto, perdurarán en el tiempo, y aquellas que no sobrevivirán a los cambios por no saber explotar sus conocimientos.

Cuando las compras de materia prima, las cadenas productivas y la logística están optimizadas, sólo podemos mejorar el margen de beneficios en los productos y servicios de una sola forma, la organización interna eficiente. Esto pasa por una buena gestión de los sistemas de información internos.

 

La organización interna se basa en varios pilares: comunicación e intercambio de información eficiente y fluida, así como en los procesos relacionales y productivos, orientados y adecuados al negocio al que nos dedicamos.

 

En este caso, el proceso no deja de ser un comportamiento que responde al mejor aprovechamiento del conocimiento y la información de negocio, dentro de una organización.

 

La forma en cómo formalmente e informalmente se intercambia información y conocimiento estratégico sobre el sector, así como la manera de trabajar más adecuada dentro de una empresa, es el punto de inflexión para las organizaciones, entre tener la oportunidad de rebajar costes de funcionamiento interno o no tener esta posibilidad. En consecuencia, ésta es la manera de aumentar las ganancias y los márgenes de beneficio.

 

El hecho de convivir con dos comunidades informacionales diferentes y no interrelacionadas, como puede ser la parte directiva de los equipos y la parte más operativa, orienta a las empresas a la pérdida de la rentabilidad en el momento de competir en los mercados, cada vez más maduros y exigentes.

 

En el antiguo modelo informacional en el que la red comunicativa actuaba desde dirección hacia los equipos, es decir, de “arribaabajo” (Top–Down), se tomaban decisiones con información parcial y reducida, que dejaba por el camino conocimiento imprescindible para adaptarse al mercado, innovando y/o mejorando la competitividad.

 

Cuando las compañías empezaron a darse cuenta de que la aportación de información y conocimiento por la innovación por parte de especialistas externos no era suficiente ni satisfacía las necesidades de información para la toma de decisiones estratégicas dentro de las empresas, se centró la atención en el conocimiento y los procesos de generación de información y valor internos de la empresa.

 

Se empezó a estudiar el funcionamiento informacional, el traspaso de información y el funcionamiento de negocio dentro de las mismas organizaciones. Cómo transmitían su conocimiento entre los colaboradores o cómo se gestionaban los equipos internos para desarrollar los requerimientos de dirección y satisfacer las necesidades que la comunidad directiva de la empresa los demandaba.

 

Así, muchas organizaciones son conscientes de que existen dos grupos informacionales, dirección y producción. Estos tienen comportamientos relacionados pero separados. Gestionan conocimientos y objetivos con finalidades distintas, con métodos y procesos diferentes. Comportamientos informacionales, muchas veces complementarios, pero que en numerosas situaciones, se ignoran mutuamente aunque se impacten los unos a los otros y, al final, tengan un objetivo común, la perdurabilidad de la empresa en el mercado.

 

Con la necesidad de creación de nuevas formas de actuar y de extraer información y conocimiento, para poder mejorar la competitividad dentro de los mercados, se empezó a “explotar” un nuevo universo de generación de conocimiento mediante el modelo de comunicación de “bajo arriba” (Bottom–Up).

 

En este modelo, los grupos operativos comunican su información y formas de enfocar y resolver problemáticas y de intercambio de información para mejorar la colaboración, con modelos diferentes a los de dirección. En resumen: se escucha y se aprende de aquello que los empleados de base conocen de cómo se desarrolla el negocio. Ofrecen a dirección la información de cómo funciona “su parte del negocio”, su actividad productiva y la gestión del conocimiento para poderla desarrollar.

 

Estos dos sistemas comunicativos, de organización y de intercambio de información, tienen sentido trabajando a la vez. Obviar uno de los dos sistemas e imponerlos a toda la comunidad plantea serios problemas de eficiencia y rentabilidad. En cambio, la combinación de ambos y la buena gestión de los mismos ofrece numerosas posibilidades de mejora empresarial y de incremento de las ganancias.

 

El modelo informacional combinado relaciona dos comunidades de prosumidores que necesitan información y conocimiento procedente de la otra comunidad para mejorar su actividad. Los directivos para tomar las decisiones más rentables a la hora de competir, y la comunidad operativa para conocer, proponer y adecuar el funcionamiento productivo a la máxima eficiencia y, por lo tanto, conseguir el abaratamiento de los costes de negocio.

 

Nunca como ahora la información ha supuesto más claramente preeminencia en los mercados. Que una organización se escuche a sí misma y reconozca qué sabe hacer mejor que la competencia, así como en qué tiene que mejorar, ayuda a ser flexible dentro del comportamiento cambiante de los mercados. Es aquello que marca la diferencia entre desaparecer y aumentar la cuota de mercado.

 

Las relaciones informacionales entre la organización y los procesos de intercambio de información bidireccional ofrecen fortaleza y eficiencia a la empresa.

 

Por un lado, el ofrecimiento del conocimiento y la transparencia de la información compartida desde los equipos directivos a los equipos operativos (Up–Down) proporciona la oportunidad de que estos últimos generen conocimiento nuevo e innovador para desarrollar productos y servicios competitivos y atractivos para el mercado.

 

Además, el hecho que desde los equipos operativos (Bottom–Up) se muestren los procesos de funcionamiento y de intercambio y generación de conocimiento a los equipos directivos, ofrece la posibilidad a estos últimos de tomar decisiones rápidas y adecuadas para una determinada situación delicada, para al final salir airosos de la situación.

 

Por otro lado, cpmo entidad grupal, todos los componentes de la organización logran una imagen común de grupo, desarrollando el sentido de pertenencia y reduciendo la rotación laboral interna. También se evitan las fugas informacionales y de conocimiento de negocio, o lo que conocemos de forma más común como piratería industrial.

 

En general, este tipo de compartición de información, conocimiento y procesos bidireccionales, se pueden relacionar con el comportamiento informacional de las redes de conocimiento emergentes de los movimientos open-source de investigación o de intercambio informacional que Internet está vehiculando actualmente.

 

El establecimiento de nuevos canales, muchas veces más conceptuales que físicos o tecnológicos, está creando nuevos modelos, donde claramente la compartición multilateral de la información crea formas de “explotar” el conociendo de forma altamente eficiente.

 

Traducido al mundo empresarial, existe un considerable incremento de los beneficios económicos, ya sea por la innovación disruptiva directamente, innovación incremental o simplemente la mejora de la eficiencia interna de las organizaciones, debido a este tipo de intercambio informacional. En consecuencia, el abaratamiento de los costes, gracias a una buena gestión del conocimiento y la información de negocio de las empresas mismas, se ve reflejada en la cuenta de resultados de la compañía.

 

Para más información sobre algunos de los conceptos y detalles de que hemos hablado desde el punto de vista de la empresa, podéis consultar las referencias complementarias a este artículo. El lector podrá hacer fácilmente la equivalencia de los conceptos explicados en los artículos al comportamiento informacional de comunidades productivas y empresariales. 

 

Para saber más: 

 

Top-down vs. Bottom-up Management Styles 

 

Transformation Communications Program: Assumptions and Constraints

 

El diseño organizativo: Enfoques y tendencias contemporáneas

 

Top-Down or Bottom-Up Approaches to Successful Change

 

gestión de la información;  gestión del conocimiento; 
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