Consells perquè un empleat comenci amb bon peu en el seu nou treball

Adaptar-se a una feina nova no sempre és fàcil. De fet, segons les dades d'un estudi de Gallup, el 88 % dels enquestats van suggerir que les seves empreses no tenien bons programes d'incorporació. Això provoca que més d'un 40 % dels empleats renunciï al seva feina durant el primer mes i un altre 10 % abandona abans del seu primer aniversari, tal com apareix en un estudi elaborat per Equifax Workforce Solutions i recollit a la revista Fast Company. Per aquest motiu, és molt important que les empreses disposin d'un bon pla d'incorporació (onboarding) que faciliti l'adaptació del personal nou. Manel Fernández Jaria, professor col·laborador dels Estudis d'Economia i Empresa de la UOC i expert en benestar laboral, explica que un pla d'incorporació és «el procés d'integrar un treballador nou a una empresa i té com a objectiu familiaritzar-lo amb els aspectes més rellevants de la cultura de la companyia, a més d'aconseguir que tingui les eines i la informació necessàries per convertir-se en un membre productiu de l'equip».

D'altra banda, Ana María Luna, solution manager de UOC Corporate, comenta que l'elaboració d'un pla d'incorporació impacta directament en els objectius de l'empresa des de la visió dels recursos humans, perquè «aconsegueix que el nou treballador se senti acompanyat i augmenti el seu nivell de compromís», des de la visió de l'empresa, perquè «escurça el temps d'adaptació a la companyia», i des de la visió del treballador, «perquè se sent part de la companyia des del principi». Manel Fernández Jaria afegeix que «la incorporació hauria de començar en el moment en què un futur candidat s'interessa per la companyia, després s'ha de mantenir al llarg del procés d'entrevista i finalment ha de durar el temps necessari perquè el nou candidat se senti segur i pugui oferir la seva millor versió professional i personal».

El principal problema és que moltes vegades les empreses descuiden els seus programes d'incorporació i, en aquest sentit, Ana Luna defensa que «més del 80  % de la meva clientela considera que cal actualitzar o dissenyar el seu programa d'incorporació i tota coincideix que aquest tipus d'iniciatives han de sortir dels departaments de recursos humans. Tanmateix, també coincideix que no estan en el primer lloc de la seva llista de tasques, i moltes vegades ni tan sols formen part d'aquesta llista». Si hi afegim que «moltes empreses estan tenint dificultats per incorporar perfils clau perquè les empreses fins ara no havien valorat la possibilitat que el candidat pogués triar companyia», els plans d'incorporació «han d'estar molt ben dissenyats i han de ser coherents, ja que la rotació de personal representa una inversió de temps i recursos important per a les empreses», conclou Fernández Jaria.

La pandèmia, un altre revés per a la incorporació de nous treballadors

El professor col·laborador de la UOC relata que «la COVID-19 ha implementat la necessitat d'introduir alguns canvis importants als processos d'incorporació (onboarding), especialment en les companyies que estan treballant en remot. El procés d'incorporació també s'està duent a terme de manera virtual, la qual cosa implica un nou estil de gestió que haurà de combinar accions virtuals amb accions presencials segons els protocols de l'empresa». En aquest sentit, els plans d'incorporació s'han actualitzat introduint-hi reunions virtuals, missatges personalitzats, vídeos i accions de ludificació, entre d'altres. Però què ha de tenir en compte una empresa per elaborar la seva estratègia d'incorporació de treballadors? UOC Corporate ens en dona les claus.

Elements per afrontar el disseny i l'elaboració d'un pla d'incorporació digital:

1. El context. Conèixer el moment en què es troba la teva empresa i si desenvolupa aquest tipus d'iniciatives, fer una anàlisi sobre el programa que es duu a terme, si n'hi ha, i investigar i fer preguntes a persones que s'hagin incorporat recentment, així com a l'equip de recursos humans o a mànagers que hagin incorporat personal últimament. D'aquesta manera sabrem què funciona i què no.

2. La història. Definir les accions que recullin els moments clau de la incorporació d'un nou treballador, des de la preincorporació fins als primers sis mesos. Es tracta de detallar aquestes accions i ordenar-les temporalment, amb coherència, per assegurar que el nou treballador se sent acompanyat durant la incorporació, s'adapta a l'equip i adquireix els coneixements, les habilitats i les competències bàsiques per exercir la seva feina de manera eficaç.

3. Els actors. Determinar els papers i les funcions dins del programa. És recomanable incloure la persona responsable directa, l'equip de recursos humans i un company o una companya que el faci sentir com a casa i que li explicarà les regles no escrites. És el que es coneix com a buddy.

4. L'escenari. Decidir els recursos i les eines multimèdia que es volen fer servir.

5. La posada en escena. Revisar que el pla té un sentit pedagògic i està alineat amb els reptes estratègics de la companyia. Si és així, convé donar-lo a conèixer mitjançant un bon pla de comunicació utilitzant recursos tecnològics com ara la plataforma, la intranet o xats d'empresa. Les tasques i els temps han d'estar ben coordinats.

6. El resultat final. Les respostes (el feedback) del nou treballador són crucials i es poden aconseguir mitjançant reunions curtes o converses informals per correu electrònic. Aquests comentaris permeten valorar el programa d'incorporació en el seu conjunt i actuar en conseqüència.