Deu consells per liderar equips de teletreball

A més d'evitar situacions de risc de contagi per coronavirus, en l'últim any i mig, el teletreball ha demostrat que pot afavorir la productivitat i la conciliació i que les plantilles donen suport al fet que la presencialitat no sigui permanent. "La majoria de les empreses mantindran les seves oficines, encara que els donaran un ús més flexible", i això facilitarà l'existència de models "híbrids", explica Eva Rimbau, professora dels Estudis d'Economia i Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). El treball a distància sembla que ha arribat per quedar-se i aquesta situació obre fronts laborals nous, com el que afecta els líders dels equips. Els treballadors han passat a estar dispersos, tant en l'espai com en el temps, i les persones que els lideren tenen competències noves per implantar i desenvolupar.

Només el 19 % dels càrrecs directius d'un estudi fet a 400 representants tenien una estratègia per treballar de manera remota abans de la pandèmia de la COVID-19, i les que s'havien planificat, assenyala l'informe, evidenciaven mancances importants. L'aprenentatge sobre la marxa va afavorir que el 44 % dels enquestats afirmés que havia millorat la comunicació proactiva i que el 78 % confiés en les plantilles més que en les eines de control de les tasques dutes a terme. Malgrat això, un altre estudi assenyala que el 40 % dels 200 supervisors enquestats va expressar poca confiança en la seva capacitat per organitzar el teletreball dels seus subalterns i gairebé el 60 % dels entrevistats en una altra recerca temien que l'absència de presencialitat pogués afectar la cohesió i el compromís dels treballadors.

"La bona gestió d'equips dispersos pot ser una gran oportunitat per obtenir i gestionar talent, augmentar l'eficàcia, avançar cap a la transformació digital i disminuir costos operatius i mediambientals", enumera l'experta en recursos humans, que proposa un decàleg de les qüestions que han de tenir en compte les persones que estan al capdavant de les plantilles que teletraballen:

1. Conèixer l'equip

Els líders han de conèixer "les activitats i circumstàncies" de cada persona de l'equip i marcar una "missió clara" per a tots, especifica l'especialista en recursos humans. Cadascú, això sí, ha de tenir unes funcions assignades, i es podrien organitzar "sessions de coordinació" amb la participació de tots.

2. Fixar tasques

"Cada membre de l'equip ha de saber què fa, què fan els altres i què s'espera de cadascú", recomana Rimbau, que aposta per marcar resultats i objectius per aconseguir entre tots. També ha de saber com proporcionar eines per estar al cas dels documents o fitxers que els altres creen.

3. Triar les eines

Les videoconferències poden ser, segons la professora de la UOC, una bona eina per "minimitzar malentesos i distorsions" enfront dels correus electrònics o missatges, però adverteix que no "se n'ha d'abusar". Cal triar quina és la tecnologia més adequada, puntualitza, per a cada equip i tasca.

4. Formació per a tothom

La formació és necessària per a tots els membres de l'equip, tant per a la persona que el lidera com per a la resta de treballadors. I és vital que s'adquireixin coneixements de les eines, però també d'altres qüestions bàsiques per treballar sense veure's les cares, com ara "competències comunicatives, gestió del temps o desconnexió digital". Una vegada formats, recorda, també s'ha de fer un "seguiment" de la seva aplicació.

5. Més confiança

"La confiança augmenta l'eficàcia, la productivitat, l'optimisme, el fet de compartir informació i la facilitat de demanar ajuda", resumeix la docent de la UOC, que alerta que, en l'entorn virtual, la confiança es desenvolupa "més lentament". Per això, demana els líders que es prioritzi el coneixement mutu en trobades presencials, però també que es demostri confiança amb el reforç positiu i que s'evitin conflictes amb un repartiment "clar" de les tasques.

6. Potenciar l'autonomia

L'experta proposa més autonomia per als membres de l'equip i més adaptada a cadascú, al que vol o pot. "Un cert grau d'autonomia és essencial perquè el teletreball tingui èxit", defensa, a més que "redueix conflictes", assenyala. Per a aquesta competència és necessari, afegeix, "evitar supervisar molt de prop" cada treballador i permetre que es puguin resoldre els problemes que sorgeixin en l'acompliment de les tasques.

7. Suport socioemocional

El líder en el nou entorn de teletreball ha de fer costat a l'equip, però també ha de tractar els seus integrants com a persones independents i fer un seguiment específic de cadascun d'ells. "Cal tractar de manera individual els problemes individuals practicant l'escolta activa", suggereix la professora, que apunta la por o l'estrès com a qüestions vitals que cal tenir en compte.

8. Comunicar bé

Encara que a distància, l'equip de treball ha de disposar d'un espai virtual per expressar-se de manera bidireccional amb "aportacions i valoracions". La comunicació és clau per treballar bé en remot, encara que ha d'establir-se, diu l'experta, "amb calma i amb el reconeixement de l'esforç de tothom".

9. Espai per innovar

De les converses no planificades poden sorgir idees noves, així que, malgrat l'absència d'un espai físic comú, no s'han de deixar de banda aquests moments "d'intercanvi informal d'idees" i s'han de potenciar les eines de treball col·laboratiu que afavoreixin la innovació, aconsella Rimbau.

10. Millorar el sistema

"Teletreballar no és el mateix que treballar en línia", recorda la docent dels Estudis d'Economia i Empresa, per tant, una vegada instal·lat el treball en remot, el sistema ha d'anar avançant. "És un procés, no un estat", aclareix l'experta.