En l'economia actual es té plena consciència que el coneixement contingut en una organització empresarial és una de les fonts principals d'avantatges competitius. Sovint, el coneixement es troba en les ments de les persones i, per tant, no sempre està disponible on i quan l'organització el necessita. A fi de tractar aquest problema, ha sorgit amb força aquests darrers anys una disciplina nova: la Gestió del Coneixement. Aquesta disciplina s'ocupa de la identificació, la captura, la recuperació, la compartició i l'avaluació del coneixement de les organitzacions. L'objectiu principal és que tot el coneixement que hi ha en una organització pugui ser utilitzat per qui el necessiti per tal d'actuar de manera adequada a cada moment.
|
|
 |
Quan una organització assoleix un cert nivell de complexitat, es fa impossible retenir en la ment dels seus integrants tota la informació necessària per al correcte funcionament. Aleshores cal recórrer als suports pensats per a emmagatzemar i recuperar aquesta informació quan sigui necessari: els documents.
El concepte de document ha patit una gran transformació al llarg dels segles. De les taules de fang mesopotàmiques o els mateixos murs dels edificis sagrats egipcis es va passar als papirs, els pergamins i, posteriorment, al paper. Amb el desenvolupament de les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC) s'ha adoptat una idea de document molt més àmplia que inclou qualsevol suport en el qual es representi informació. Així doncs, podem incloure sota el concepte de document un full de paper escrit, un llibre, una fotografia, una cinta de vídeo, un DVD, un arxiu creat amb un processador de textos, una base de dades o una pàgina web. La part de la gestió d'informació que s'ocupa de l'organització d'aquests suports és la gestió documental.
En l'economia actual, la informació ha esdevingut més important, ha deixat de ser un simple suport per a l'activitat de les empreses i s'ha convertit en un recurs clau, de vegades més important que el capital o el treball. Però no només això, sinó que hom ha pres plena consciència que el coneixement contingut en una organització és la seva principal font d'avantatges competitius. Això ha motivat en els dirigents de tota mena d'organitzacions una gran preocupació per utilitzar de manera òptima els actius de coneixement que té l'organització. Sovint, el coneixement es troba en les ments de les persones i, per tant, no sempre està disponible on i quan l'organització el necessita. A fi de tractar aquest problema, aquests darrers anys ha sorgit amb força una disciplina nova: la gestió del coneixement. La gestió del coneixement s'ocupa de la identificació, la captura, la recuperació, la compartició i l'avaluació del coneixement de les organitzacions. L'objectiu és que tot el coneixement que es troba en una organització pugui ser utilitzat per qui el necessiti per actuar de manera adequada a cada moment.
Un ingredient clau en la gestió del coneixement és una gestió correcta de la informació perquè tots dos elements es troben estretament relacionats. El coneixement es construeix a partir de la informació rebuda, s'emmagatzema en contenidors d'informació i també es transmet mitjançant missatges amb contingut informatiu. Els sistemes de gestió documental que s'ocupen dels suports documentals de la informació juguen, en aquest aspecte, un paper fonamental.
En un projecte de gestió del coneixement es poden emprar moltes i variades estratègies, però és fonamental tenir en compte quina mena de coneixement volem tractar. El filòsof Michael Polanyi va proposar una distinció entre coneixement tàcit i coneixement explícit. El primer és aquell que tenim però que no som capaços d'explicar. Pensem, per exemple, en accions com ara anar amb bicicleta o nedar. Ho sabem fer però ens costa molt descriure com es fa en un manual d'instruccions. El coneixement explícit, en canvi, és aquell que és possible representar en documents com ara manuals d'instruccions, llibres, bases de dades o pàgines web. En termes generals, a la llum d'aquesta distinció tàcit-explícit, es poden identificar dos grans tipus d'estratègies de gestió de coneixement.
L'estratègia per a gestionar el coneixement explícit consisteix a aconseguir que els qui tenen aquest coneixement acceptin de plasmar-lo en documents. D'aquesta manera pot ser emmagatzemat i recuperat per qualsevol que el necessiti en el moment adequat. En aquest procés, els sistemes de gestió documental juguen un paper determinant. És fonamental, per exemple, garantir la vigència dels documents emmagatzemats o un fàcil accés mitjançant les xarxes amb el disseny d'una arquitectura de la informació adequada. A més, hi ha noves tecnologies que s'estan desenvolupant actualment que poden proporcionar als sistemes de gestió documental un gran potencial. Els sistemes de recuperació que incorporen tecnologies basades en el processament de llenguatge natural permetran localitzar fàcilment els documents que contenen la informació desitjada i els sistemes avançats de visualització d'informació faran possible gestionar de manera senzilla bases de dades complexes amb milers de documents.
Per transmetre el coneixement tàcit, en canvi, és imprescindible el contacte humà entre els qui el posseeixen i els qui volen accedir-hi. D'aquesta manera, les estratègies per a gestionar aquest tipus de coneixement s'hauran d'encaminar a fomentar l'intercanvi mitjançant comunitats de pràctica, fires de coneixement o, simplement, creant una cultura de l'organització que faciliti els contactes informals entre els treballadors. Tot i així, les tècniques de gestió documental també poden ser útils per al coneixement tàcit. Un exemple evident és la creació de bases de dades d'experts, una mena de pàgines grogues de l'organització on apareixen els camps d'especialitat de cada persona. Amb aquest recurs al nostre abast, si en un moment donat necessitem coneixements de química orgànica, podem buscar a la base de dades el telèfon o l'adreça electrònica de la persona que té més coneixement tàcit sobre el tema. Fins i tot, és possible emprar metodologies de mineria de dades (data mining) per analitzar les dades —coneixement explícit— i detectar patrons i tendències, la qual cosa permet la creació de més coneixement tàcit.
|
 |
|
[Data de publicació: setembre de 2001]
|
| | |
