Què fem

La nostra unitat de treball són els tràmits, que treballem en grans volums (més de 50.000 sol·licituds a l'any). Garantim la gestió correcta de les sol·licituds dels estudiants, els pagaments, la documentació, les resolucions dins dels terminis compromesos, les al·legacions i l'atenció de les possibles incidències que hi hagi. Gestionem l'avaluació d'estudis previs (que té per objectiu convalidar, adaptar o reconèixer el bagatge universitari anterior, cursat a la UOC o en qualsevol altra universitat, que aporti l'estudiant), les acreditacions (títols i certificats), l'accés, les autoritzacions i altres qüestions, com les beques, els convenis de pràctiques, etc., de tots els estudis que ofereix la UOC.

Des de la Secretaria també coordinem la gestió documental de l'arxiu físic i electrònic dels documents acadèmics dels estudiants i vetllem pels criteris d'emmagatzematge, preservació i recuperació dels documents.

Qui som

• Directora:
Bea Puyal 

• Equip:

Sonia Marín
Marta Cortés
Víctor Herms
Sandra Martí
Raquel Paricio
Raquel Oliva
Noe Gonzalo
Montse Llorens
Marta Lorente
Dolors Roldán
Laura Cano
Jesús Sánchez
Gloria Lopez
Carolina Endje-Oko
Belinda Lecina
Anna Zaragoza 

On som

La Secretaria és a la seu de 22@, planta 1.

En què treballem actualment

Entre molts altres projectes, des de la Secretaria treballem en la millora de la gestió del tràmit d'accés a la UOC, amb l'objectiu de garantir que tots els estudiants que hi sol·licitin l'accés, un cop començat el semestre i abans dels exàmens tinguin validats els requisits documentals que els donen accés a un expedient homologat. Aquest servei també s'ofereix als estudiants de semestres anteriors.

Això ho fem mitjançant tres eixos d'actuació:

– Definició d'un cicle de treball (workflow) automatitzat de gestió i notificació. Automatització de la reclamació documental, la validació documental i l'acceptació o denegació de les sol·licituds.
– Implementació d'una base de dades documental que millorarà la catalogació de documents, la reutilització i el registre.
– Subcontractació del registre documental (recepció, indexació i digitalització), garantint-ne una gestió òptima. 

Els nostres reptes de futur

El principal repte de la Secretaria de la UOC és garantir l'èxit en la resolució dels grans volums de tramitació i atendre les peticions d'excepcionalitat dels estudiants. Tot això ho fem amb un plantejament de gestió sostenible, millorant la qualitat del servei per a garantir la resolució massiva dels tràmits seguint els estàndards de servei i per a minimitzar les incidències; estudiant la possible personalització dels serveis, valorant cadascun dels casos de necessitats no resoltes (de vegades no incloses en la Normativa) que plantegen els estudiants i analitzant de quina manera la UOC ha d'ampliar el catàleg de serveis, i oferint transparència en el servei. També estem redissenyant els processos de gestió amb l'objectiu principal d'aportar informació als estudiants sobre quina és la situació dels seus tràmits en cada moment.