La UOC dispone de un sistema seguro e integral de preservación de documentos electrónicos generados a partir de los procedimientos y trámites en torno a la administración electrónica y procesosde negocio de sus áreas y oficinas. Este sistema tiene dos repositorios: uno propio, Alejandria y iArxiu, ambos servicios consorciados entre las diferentes universidades de la ACUP y el CSUC.
Alejandria
Alejandria es un software de gestión documental que funciona como repositorio de los documentos electrónicos con validez jurídica y legal. De esta forma permite al archivero administrar y controlar la custodia y preservación de los documentos con el fin de cumplir los requisitos legales y los estándares técnicos necesarios, tales como:
- seguridad y políticas de acceso a los documentos;
- definición de fondo de archivo;
- definición del cuadro de clasificación y tablas de evaluación;
- resellado de documentos con firma digital.
iArxiu
El convenio firmado en marzo del 2013 entre la UOC y el Consorcio de Servicios Universitarios de Cataluña (CSUC). permite que los documentos electrónicos que se conserven en el gestor documental de la UOC se puedan transferir de forma regular al iArxiu. Esta plataforma tecnológica de archivo digital permite la custodia de documentos electrónicos a largo plazo, sin que quede comprometida la accesibilidad a estos documentos por cuestiones de obsolescencia tecnológica. Así pues, se trata de una herramienta que se orienta a la conservación de documentos electrónicos que requieren una conservación permanente, por lo que complementa a Alejandria.
Sus funciones principales son las siguientes:
- Conservar y proteger los documentos electrónicos con todas las garantías de seguridad, integridad y autenticidad.
- Garantizar que los documentos se conservarán de una forma segura en el tiempo y que se podrán recuperar y visualizar en cualquier momento.
- Garantizar que las firmas electrónicas que incorporan los documentos serán plenamente válidas en todo momento.
| Preservación electrónica a largo plazo | |
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Gestión documental
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Soporte tecnológico propio
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Soporte tecnológico de integración
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Archivo seguro
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Gracias a la implantación de este modelo de gestión documental, se pueden llevar a cabo los procedimientos de administración electrónica que requieren una interacción más concreta con las herramientas de tramitación y de firma electrónica.