Política de governanza del portal de la UOC

Este espacio pretende explicar a qué nos referimos cuando hablamos del portal de la UOC, cuáles son sus objetivos estratégicos y cuáles son sus principales audiencias.

También quiere hacer difusión del modelo de gobernanza del portal, que se fundamenta en tres pilares: los comités de seguimiento, los roles y las responsabilidades, y los circuitos y los criterios para la publicación web.

De acuerdo con su misión, el portal de la UOC es nuestra principal plataforma de fidelización y de comunicación con todas nuestras audiencias externas a escala global, así como la herramienta de difusión de nuestro conocimiento académico. Proporciona contenidos relevantes y una excelente experiencia de usuario representativos de la visión pionera, accesible y transformadora de la universidad.

Todos los contenidos que la universidad ofrece bajo el dominio uoc.edu (webs, subportales, blogs y revistas divulgativas) conforman el portal externo de la UOC.

El portal forma parte de un ecosistema digital: además del gestor de contenidos, hay otras muchas herramientas y plataformas que contribuyen a la experiencia digital de todos nuestros públicos: herramientas de analítica, gestión de relación con los clientes (CRM), análisis de perfiles (profiling) y matrícula, intranet, redes sociales, etc.

Los contenidos del portal tienen que responder a aquello que nuestros usuarios necesitan y tienen que presentarse de tal manera que les sean fáciles de entender y les ayuden a lograr sus objetivos.

• Posicionamiento: el portal es la principal plataforma de presentación de la UOC y tiene que garantizar una excelente experiencia de usuario.
• Visibilidad, alcance, difusión: las estrategias SEO y SEM asociadas al portal nos dan visibilidad y alcance a escala global. Blogs y revistas digitales difunden el conocimiento generado por la UOC.
• Acción comercial: la sección Estudia en la UOC actúa como catálogo de oferta formativa y canal fundamental en la captación y conversión de leads.
• Captación de talento: los contenidos y la experiencia del portal tienen que ser coherentes con nuestra misión, visión y forma de trabajar, lo cual contribuye a la captación de talento.
• Fidelización y servicio: el portal tiene que motivar visitas repetidas de usuarios (fidelización) para públicos como, por ejemplo, alumnis y empresas colaboradoras.
• Cumplimiento normativo: indicadores de calidad, portal de transparencia, sede electrónica, memorias institucionales, normativa RGPD, cookies, accesibilidad, etc.

El Comité Estratégico de Seguimiento del Portal es el órgano en el cual el Consejo de Dirección delega todas las decisiones estratégicas referentes al portal, con las siguientes funciones:
 

• Transmitir los objetivos y las acciones estratégicas aprobados por el Consejo de Dirección que tienen implicación en el portal.
• Asegurarse de que el portal responde al conjunto de la misión y el plan estratégico de la UOC, así como a las necesidades y expectativas de todos sus públicos objetivos.
• Aprobar la propuesta de asignación y priorización de presupuesto y otros recursos.
• Aprobar el plan operativo de contenidos y mejora continua del portal.
• Evaluar resultados y KPI asociados al portal.
• Identificar y monitorizar riesgos significativos.
• Supervisar y asegurar la implementación efectiva de la gobernanza corporativa del portal.

El Comité Operativo de Seguimiento del Portal es el órgano en el cual el Comité Estratégico de Seguimiento del Portal delega la definición, la implementación y el seguimiento del plan de contenidos y acciones de mejora del portal:

• Definir el plan de contenidos y mejora continua del portal.
• Implementar y monitorizar acciones acordadas en el plan del portal.
• Definir y monitorizar KPI.
• Monitorizar el retorno y el comportamiento de los usuarios (actuales y potenciales).
• Elevar los riesgos significativos, las propuestas de nuevas políticas y los protocolos al Comité Estratégico de Seguimiento del Portal.
• Asegurarse del cumplimiento normativo del portal (cookies, accesibilidad, etc.).
• Asegurarse de que todos los contenidos del portal representan la marca y los valores de la UOC.
• Coordinar decisiones y comunicaciones relativas al portal entre la comunidad interna de la UOC.
   

Diferenciamos tres tipos de roles (information owner, content owner y content editor) como parte fundamental de la gobernanza colaborativa del portal. El objetivo es asegurarnos de que los contenidos de cada espacio del portal tengan claramente identificados sus referentes con una atribución clara y eficiente de responsabilidades, requisito imprescindible para que los contenidos publicados sean relevantes, de calidad y estén actualizados.

Estos roles tendrán que seguir existiendo en el tiempo puesto que son roles que facilitarán la mejora y la renovación continua de contenidos.

Information owner

• Es el experto responsable de proporcionar los principales mensajes y contenidos de una sección específica del portal desde una visión estratégica.
• Es el último responsable de la información y de su actualización.
• Es el responsable del qué, no del cómo.
• Es un agente clave en la definición del briefing del proyecto.
   

Content owner

• Se encarga de actualizar los contenidos de una sección determinada del portal y de garantizar su calidad en el tiempo.
• Hace cambios puntuales en el portal siguiendo las plantillas existentes.
• A menudo es el intermediario entre el information owner i el content editor.

Content editor

• Es experto en trasladar el contenido de manera óptima al formato web.
• Proporciona las plantillas para los espacios del portal.
• Tiene un alto conocimiento del CMS y sigue best practices de UX y SEO.
• Desarrolla su papel con el apoyo de los especialistas (SEO, UX, analítica¿) que forman parte del equipo web.
• Se responsabiliza de los espacios estratégicos del portal, previo consenso con el Comité Operativo de Seguimiento del Portal.

Este modelo prevé el análisis, tanto propio como de otros agentes del sector, de cuestiones SEO y web para que sirva como punto de partida para cualquier iniciativa de mejora del portal. Este análisis contempla los siguientes aspectos:

Análisis de la competencia u otros referentes

• Benchmarking
• Keyword research de la competencia u otros referentes

Anàlisis interno

• Analítica web
• SEO
• Comportamiento del usuari

Abarca desde el momento en que surge la necesidad hasta su implementación. Durante todo este proceso es muy importante el acompañamiento del equipo web y del information owner como agente clave en la definición de la necesidad (briefing) y en la validación de la propuesta web. Consta de cuatro grandes fases:

1. Contacto con el equipo web
2. Clasificación de la necesidad por parte del equipo web
3. Planificación de la necesidad por parte del equipo web
4. Desarrollo de la mejora por parte de los equipos implicados

Estos principios responden a la pregunta "¿Qué tiene que tener un espacio para ser publicado?". Contemplan los siguientes aspectos:

1. Objetivos: todo web tiene que tener una intencionalidad que lo conecte con su audiencia.
2. Públicos: hay que conocer la audiencia y sus necesidades para vincularlos con nuestra propuesta de valor.
3. Contexto: hay que considerar los referentes web, los KPI y el comportamiento de los usuarios determina que una solución web sea óptima.
4. User-centered: hay que tener en cuenta las necesidades de los usuarios es clave para incrementar su satisfacción en la web.
5. Perdurabilidad: los contenidos tienen que ser sostenibles en el tiempo. La actualidad la aportarán las noticias, los ítems de agenda y las redes sociales.
6. Accesibilidad: la accesibilidad beneficia al propio web, y lo hace más ligero y adaptable a diferentes dispositivos y navegadores.
7. SEO: para ser visibles en Google hacen falta links entrantes y considerar consultas e intención de búsqueda de forma coherente con la estrategia de posicionamiento SEO de la universidad.
8. Mobile first: los contenidos diseñados a partir de una visualización móvil generan una mejor experiencia de usuario.
9. No dispersión: es mejor pocas URL, estratégicas y muy trabajadas que dispersar demasiado los mensajes. La dispersión comporta un riesgo elevado de canibalización en el ranquin de Google.
10. Mantenimiento sostenible: todo espacio publicado tiene que ser gobernable, mantenible y medible.