Conoce el archivo
Objetivos del servicio
Garantizar y preservar
Garantizar y preservar el patrimonio documental de la universidad para asegurar la perennidad de nuestro legado institucional y facilitar su consulta con la máxima seguridad.
Impulsar el acceso abierto
Facilitar el acceso a la información tanto a la comunidad universitaria como a la sociedad, eliminando barreras y poniendo el conocimiento al alcance de todos.
Coordinar y velar
Coordinar y velar por el buen funcionamiento del registro de entrada y salida de documentos para garantizar que cada interacción sea ágil, transparente y segura.
Eficiencia
Implementar políticas de gestión administrativa inteligente que optimicen los recursos y aseguren una organización de la información práctica y resolutiva.
Excelencia
Coordinar y velar por el buen funcionamiento del registro de entrada y salida de documentos de la UOC, aplicando criterios de rigor que inspiren fiabilidad.
Fondo documental
Preguntas frecuentes (FAQ)
El Servicio de Archivo, Gestión Documental y Registro es la unidad transversal responsable de un control eficaz, eficiente y sistematizado de los documentos del patrimonio documental de la Universitat Oberta de Catalunya, desde la creación de los documentos, la recepción y el mantenimiento, hasta su uso y difusión.
El Servicio puede proporcionar asistencia en las siguientes tareas:
- Organizar los documentos, en soporte papel o electrónico, de las oficinas.
- Gestionar la documentación de las oficinas según el cuadro de clasificación.
- Eliminar o conservar la documentación de las oficinas con los criterios establecidos en el Reglamento de archivo y en las distintas normativas vigentes.
- Transferir la documentación de las oficinas al archivo correspondiente y colaborar en la retirada de la documentación más antigua de las oficinas, evitando la acumulación de documentos —tanto en soporte papel como en soporte electrónico— en las oficinas.
Los documentos que han sido transferidos al archivo de la UOC están disponibles para los miembros de la comunidad universitaria y para los investigadores y estudiantes, con el fin de que los puedan consultar. Sin embargo, esta consulta o acceso a la documentación está sometida a las limitaciones propias de su naturaleza, establecidas por la legislación vigente y la normativa interna de la universidad. Asimismo, el Servicio de Archivo, Gestión Documental y Registro garantiza en todo momento el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos y de las normas de conservación de los documentos según las tablas de evaluación documental.
Para realizar la consulta existen dos mecanismos:
Consulta. Se lleva a cabo físicamente en la sala de consulta del archivo y el documento no se puede retirar físicamente del depósito donde se conserva.
Préstamo. El documento se puede retirar del archivo durante un periodo determinado para su explotación. En cualquier caso, está expresamente prohibido que la documentación de la UOC salga de las propias instalaciones de la universidad.
Los documentos electrónicos deben tratarse —en términos de clasificación y plazos de conservación— del mismo modo que la documentación en soporte papel. Por lo tanto, esta documentación debe organizarse y tratarse de forma que se pueda garantizar su conservación y recuperación en el gestor documental.
El documento de archivo es cualquier expresión con información registrada, con independencia del soporte o de sus características físicas e intelectuales, producida o recibida y conservada por una organización o una persona en el desarrollo de sus actividades.
«La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.» (ISO 15489-1: 2001 [E], Información y documentación - Gestión documental)
Los objetivos de un SGD son los siguientes:
Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes motivos:
Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.
Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima gestión del SGD.
Los documentos esenciales de la UOC son los que garantizan su continuidad, pervivencia y actividad después de un desastre. Entre estos documentos se encuentran los Estatutos, las actas de los órganos de gobierno, las actas de notas de los estudiantes o las elecciones de los órganos de gobierno.
Según el reglamento del archivo de la UOC, por cuestiones de seguridad y protección de datos personales y confidenciales, únicamente el personal propio o autorizado del Servicio de Archivo, Gestión Documental y Registro puede acceder a los diferentes depósitos de la universidad con el control de un registro de accesos.
La gestión del ciclo de vida de los documentos se realiza siguiendo el calendario de conservación de los documentos de la UOC y las normas establecidas por la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña.