Coneix l'arxiu
Objectius del servei
Garantir i preservar
Garantir i preservar el patrimoni documental de la Universitat per assegurar la perennitat del nostre llegat institucional i facilitar-ne la consulta amb la màxima seguretat.
Impulsar l'accés obert
Facilitar l'accés a la informació tant a la comunitat universitària com a la societat, eliminant barreres i posant el coneixement a l'abast de tothom.
Coordinar i vetllar
Coordinar i vetllar pel bon funcionament del registre d'entrada i sortida de documents per garantir que cada interacció sigui àgil, transparent i segura.
Eficiència
Implementar polítiques de gestió administrativa intel·ligent que optimitzin els recursos i assegurin una organització de la informació pràctica i resolutiva.
Excel·lència
Coordinar i vetllar pel bon funcionament del registre d'entrada i sortida de documents de la UOC, aplicant criteris de rigor que inspiren fiabilitat.
Fons documental
Preguntes freqüents (FAQ)
El Servei d'Arxiu, Gestió Documental i Registre és la unitat transversal responsable d'un control eficaç, eficient i sistematitzat dels documents del patrimoni documental de la Universitat Oberta de Catalunya, des de la creació dels documents, la recepció i el manteniment, fins a l'ús i la difusió.
El Servei et pot ajudar a:
Organitzar els documents, en suport paper o electrònic, de la teva oficina.
Gestionar la documentació de les oficines segons el quadre de classificació.
Eliminar o conservar la documentació de les oficines amb els criteris establerts al Reglament d'arxiu i a les diferents normatives vigents.
Transferir la documentació de les oficines a l'arxiu corresponent i col·laborar a retirar la documentació més antiga de les oficines, evitant l'acumulació de documents —tant en suport paper com en suport electrònic— a les oficines.
Els documents que han estat transferits a l'Arxiu de la UOC estan disponibles per als membres de la comunitat universitària i per als investigadors i els estudiants perquè els puguin consultar. Aquesta consulta o accés a la documentació, però, està sotmesa a les limitacions pròpies de la seva naturalesa, establertes per la legislació vigent i la normativa interna de la Universitat. Igualment, el Servei d'Arxiu, Gestió Documental i Registre garanteix en tot moment el compliment del Reglament General de Protecció de Dades i de les Normes de conservació dels documents segons les taules d'avaluació documental.
Per a fer la consulta hi ha dos mecanismes:
Consulta. Es fa físicament a la sala de consulta de l'Arxiu i el document no es pot retirar físicament del dipòsit on es conserva.
Préstec. El document es pot retirar de l'arxiu durant un període determinat per a explotar-lo. En qualsevol cas, està expressament prohibit que la documentació de la UOC surti de les instal·lacions pròpies de la Universitat.
Els documents electrònics s'han de tractar —en termes de classificació i terminis de conservació— de la mateixa manera que la documentació en suport paper. Per tant, aquesta documentació ha d'estar organitzada i tractada de manera que se'n pugui garantir la conservació i la recuperació en el gestor documental.
El document d'arxiu és qualsevol expressió amb informació enregistrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats.
«La gestió documental consisteix a controlar de manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, la utilització i la disposició dels documents.» (ISO 15489-1: 2001 [E], Informació i Documentació - Gestió Documental.)
Els objectius d'un SGD són:
Coordinar i controlar les activitats específiques que afectin la creació, la recepció, la ubicació, l'accés i la preservació dels documents.
Custodiar i recuperar la documentació que es genera d'una manera eficaç.
Garantir el bon funcionament de l'organització i l'acompliment de la legislació vigent.
L'arxiu ofereix suport intern a la presa de decisions per a la feina diària i assegura una preservació adequada del patrimoni històric i documental de l'organització. Així mateix, té un paper important en la qualitat i la imatge d'una organització, atès que:
Evita la pèrdua de la documentació, ja que tots els documents estan integrats i identificats en un únic sistema.
Evita la pèrdua de temps en la recuperació de la documentació.
Permet el control d'accessos i de seguretat de la informació dels documents, i impedeix que els continguts siguin vistos per terceres persones.
Estableix un cicle de vida de la documentació i en possibilita la destrucció de manera segura i certificada.
Estableix la col·laboració entre els diferents òrgans de la institució per a una bona gestió de l'SGD.
Els documents essencials de la UOC són els que garanteixen la continuïtat, la pervivència i l'activitat després d'un desastre. Entre aquests documents hi ha els Estatuts, les actes dels òrgans de govern, les actes de notes dels estudiants o les eleccions dels òrgans de govern.
Segons el Reglament de l'Arxiu de la UOC, per qüestions de seguretat i protecció de dades personals i confidencials, només el personal propi o autoritzat del Servei d'Arxiu, Gestió Documental i Registre pot accedir als diferents dipòsits de la Universitat amb el control d'un registre d'accessos.
La gestió del cicle de vida dels documents es realitza seguint el calendari de conservació dels documents de la UOC i les normes establertes per la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.