Marco legal y normativo

Normativa general

Ley 9/1993, del patrimonio cultural catalán

Ley 10/2001, de archivos y documentos

Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán

Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos

Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents

Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos

Decreto 190/2009, de 9 de diciembre, de los requisitos de los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña, del procedimiento de integración y del Registro de Archivos de Cataluña

Decret 61/1982, de 22 de gener, que regula la Inspecció General d'Arxius i la Inspecció General de Biblioteques

Normativa propia

Reglamento del Archivo de la Universitat Oberta de Catalunya. Texto aprobado por el Consejo de Dirección el 14 de junio de 2021.

Reglamento de Registro de la Universitat Oberta de Catalunya. Texto aprobado por el Consejo de Dirección el 11 de junio de 2024.

Administración electrónica

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público.

Real decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el cual se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña.

Real decreto 4/2010, de 8 de enero, por el cual se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).

Reglamento (UE) núm. 910/2014 (Reglamento eIDAS), sobre identificación electrónica y servicios de confianza.

ISAD

La Norma Internacional General de Descripción Archivística (General International Standard Archival Description) es una guía general para la elaboración de descripciones de fondo de archivo. El objetivo de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el contenido de la documentación de archivo para facilitar el acceso a ella. Esto se consigue mediante la creación de representaciones precisas y adecuadas, y organizando estas representaciones a partir de modelos predeterminados. Los procesos relativos a la descripción pueden iniciarse en el momento o antes de la producción de los documentos de archivo y continuar a lo largo de su ciclo vital.

ISO 15489

La ISO 15489 es una norma de calidad orientada a la gestión de documentos, la gestión integral de sistemas de archivo y los documentos de archivo. El objetivo de esta norma es proporcionar directrices sobre las políticas de gestión documental y sobre la asignación de las responsabilidades respecto a los documentos en una organización. Por ello, se centra en la importancia que tiene la supervisión, el control y la auditoría, con el fin de que las organizaciones:

• se ajusten a las diferentes normativas y disposiciones legales de obligado cumplimiento;

• valoren la consideración que tienen los documentos como prueba y evidencia de su actuación;

• optimicen el rendimiento y la eficiencia en la gestión de los documentos.

Esta norma promueve los siguientes aspectos:

• La identificación de responsabilidades en la creación y el control de los documentos.

• La estandarización de métodos y mejores prácticas en la creación y el control de documentos.

• La adopción de medios informatizados y automatizados en la creación y gestión de documentos.

• La integración de la creación y el control de los documentos en los procesos de negocio.

• La incorporación de los documentos en la gestión de la información de las organizaciones para potenciar su valor y fomentar su uso.

• La conservación de los documentos tanto tiempo como sea necesario y la adecuada destrucción de esta documentación de conformidad con los requisitos legales y las expectativas de la sociedad.

Moreq2

El modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos y archivo (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) es un conjunto de requisitos para la organización de archivos electrónicos, desarrollado en el marco de la Unión Europea. Se trata de un enfoque opcional de la norma de gestión de documentos ISO 15489.

El MoReq2 tiene en cuenta la evolución tecnológica y el desarrollo de las nuevas normas y buenas prácticas tras la publicación del modelo de exigencias para la organización de archivos electrónicos (MoReq).

Normas técnicas de interoperabilidad (NTI)

Las normas técnicas de interoperabilidad establecen las directrices que deben seguirse cuando las administraciones públicas intercambien documentos, datos o información entre sí, con los diferentes organismos y con los ciudadanos.

El papel de la UOC en este sentido adquiere relevancia al formar parte de un proyecto consorciado de universidades, la ACUP (Asociación Catalana de Universidades Públicas, más la UOC), y participa en el proyecto mediante dos líneas:

• La interoperabilidad de datos con la Administración pública estatal mediante la plataforma ViaOberta. Este proyecto permite, desde el 2014, obtener datos de los estudiantes, como el DNI, el carné de familia numerosa o el empadronamiento.
• La interoperabilidad de datos entre las propias universidades catalanas. Permitirá, por ejemplo, intercambiar datos y documentos relativos a la gestión de un traslado de expediente académico entre universidades.

Tanto en un sentido como en otro, es imprescindible disponer de unos criterios de archivo y preservación que configuren un modelo documental de interoperabilidad.

Estos criterios se basan en las normas que se relacionan a continuación:

• Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad de documento electrónico
• Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad de digitalización de documentos
• Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad de expediente electrónico
• Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos