Marc legal i normatiu

Normativa general

Llei 9/1993, del patrimoni cultural català

Llei 10/2001, d'arxius i documents

Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català

Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents

Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents

Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents

Decret 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius del Sistema d'Arxius de Catalunya, del procediment d'integració i del Registre d'Arxius de Catalunya

Decret 61/1982, de 22 de gener, que regula la Inspecció General d'Arxius i la Inspecció General de Biblioteques

Normativa pròpia

Reglament de l'Arxiu de la Universitat Oberta de Catalunya. Text aprovat pel Consell de Direcció el 14 de juny de 2021.

Reglament de Registre de la Universitat Oberta de Catalunya. Text aprovat pel Consell de Direcció el 11 de juny de 2024.

Administració electrònica

Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic.

Reial decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s'aprova el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics.

Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya.

Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat (ENI).

Reglament (UE) núm. 910/2014 (Reglament eIDAS), sobre identificació electrònica i serveis de confiança.

ISAD

La Norma internacional general de descripció arxivística (General International Standard Archival Description) és una guia general per a l'elaboració de descripcions de fons d'arxiu. L'objectiu de la descripció arxivística és identificar i explicar el context i el contingut de la documentació d'arxiu per tal de facilitar-hi l'accés. Això s'aconsegueix mitjançant la creació de representacions acurades i adients i amb l'organització d'aquestes seguint models predeterminats. Els processos relatius a la descripció poden començar en el moment o abans de la producció dels documents d'arxiu i continuar al llarg del seu cicle vital.

ISO 15489

L'ISO 15489 és una norma de qualitat orientada a la gestió de documents, a la gestió integral de sistemes d'arxiu i als documents d'arxiu. L'objectiu d'aquesta norma és proporcionar directrius sobre les polítiques de gestió documental i sobre l'assignació de les responsabilitats envers els documents en una organització. És per això que focalitza la importància que té la supervisió, el control i l'auditoria, per tal que les organitzacions:

• S'ajustin a les diferents normatives i disposicions legals d'obligat acompliment.

• Valorin la consideració que tenen els documents com a prova i evidència de la seva actuació.

• Optimitzin el rendiment i l'eficiència en la gestió dels documents.

Aquesta norma promou:

• La identificació de responsabilitats en la creació i el control dels documents.

• L'estandardització de mètodes i pràctiques millors en la creació i el control de documents.

• L'adopció de mitjans informatitzats i automatitzats en la creació i la gestió de documents.

• La integració de la creació i el control dels documents en els processos de negoci.

• La incorporació dels documents en la gestió de la informació de les organitzacions per a potenciar-ne el valor i fomentar-ne l'ús.

• La conservació dels documents tant de temps com sigui necessari i la destrucció adequada de conformitat amb els requisits legals i les expectatives de la societat.

Moreq2

El Model de requisits per a la gestió de documents electrònics i arxiu (Model Requeriments for the Management of Electronic Documents and Records) és un conjunt de requisits per a l'organització d'arxius electrònics, desenvolupat en el marc de la Unió Europea. Es tracta d'un enfocament opcional de la norma de gestió de documents ISO 15489.

La MoReq2 té en compte l'evolució tecnològica i el desenvolupament de les noves normes i bones pràctiques després de la publicació del model d'exigències per a l'organització d'arxius electrònics (MoReq).

Normes Tècniques d’Interoperabilitat (NTI)

Les Normes tècniques d'interoperabilitat fixen les normes que cal acomplir quan les administracions públiques intercanviïn documents, dades o informació entre elles, amb els diferents organismes i amb els ciutadans.

El paper de la UOC en aquest sentit adquireix rellevància en formar part d'un projecte consorciat d'universitats, l'ACUP (Associació Catalana d'Universitats Públiques, més la UOC), i hi participa en dues línies:

• Interoperabilitat de dades amb l'Administració pública estatal mitjançant la plataforma ViaOberta. Aquest projecte permet, des de 2014, obtenir dades dels estudiants com ara el DNI, el carnet de família nombrosa o l'empadronament.

• Interoperabilitat de dades entre les mateixes universitats catalanes. Permetrà, per exemple, intercanviar dades i documents referents a la gestió d'un trasllat d'expedient acadèmic entre universitats.

Tant en un sentit com en l'altre, és imprescindible disposar d'uns criteris d'arxiu i preservació que formen un model documental d'interoperabilitat.

Aquests criteris es basen en les normes que es relacionen a continuació:

• Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad de documento electrónico

• Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad de digitalización de documentos

• Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad de expediente electrónico

• Guía de aplicación de la norma técnica de interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos