«El sistema de información de la UOC es un caso de éxito»

Un conjunto de elementos tanto tecnológicos como sociales que facilitan que las personas de una organización puedan construir su propia información y conocimiento a partir de la selección de datos que son potencialmente útiles para hacerlo, desde el punto de vista de estas personas no solamente como consumidoras de la información sino también como generadoras de esta información. Organizaciones las hay muy diversas y en situaciones muy diferentes. Por lo tanto, son muy distintos los respectivos sistemas de información. Este ejemplo se usa porque es el más cercano a la aparición de las tecnologías digitales, a partir de la Segunda Guerra Mundial. Y está vinculado a la invención del radar, elemento tecnológico imprescindible en la aviación todavía hoy en día. En el ámbito bélico o comercial seguro que podríamos remontarnos más atrás. Por ejemplo, durante la batalla de Waterloo (1815) se sabe que personas influyentes de la bolsa de Londres estaban enteradas de la evolución de la contienda por medio de palomas mensajeras porque querían ser de los primeros en tener información de lo que había sucedido y poder usarlo en su favor. Otro ejemplo, en este caso ficticio, lo encontramos en la película Cleopatra del año 1963, en la que aparece un tipo de tablero que representa la batalla naval de Actium, ocurrida el 31 aC, en el que en tiempo real se van siguiendo los movimientos del combate a medida que a la reina -Elizabeth Taylor- le llega la información. Sí; por ejemplo, se habla de inteligencia militar y, en el ámbito empresarial, de inteligencia competitiva. Por eso los sistemas de información dan un peso importante tanto a la captación de la información como a su ordenación y análisis. A pesar de este origen, en que se supone que la victoria de uno implica la derrota del otro, las organizaciones y empresas cada vez más han tendido a dar importancia a la faceta cooperativa. Ahora es muy importante tener información para trabajar y mejorar la relación con socios comerciales, por ejemplo, o para buscar otros nuevos. A grandes rasgos, existen dos facetas que hay que comentar: por un lado, la que denominamos automatización; es decir, aquello que permite realizar toda una serie de procesos y cálculos de manera más rápida y eficiente. Se hace lo mismo que podría hacerse manualmente, pero aprovechando la capacidad de cálculo de los ordenadores. Por otro lado, está lo que se denomina aumentación, que consiste en tener al alcance capacidades que no son una simple extensión de las habilidades manuales. En esta línea, vamos más allá de realizar una simple búsqueda de registros de fichas y podemos ver pautas o cruzar datos que nos permitan explorar una cuestión. Por ejemplo, puede servir para averiguar qué pasa cuando una determinada campaña comercial pincha y poder reaccionar. También puede servir para averiguar anticipadamente temas emergentes que pueden interesar a nuestra empresa. Esto con una base de datos convencional no podríamos hacerlo. Ayuda a trabajar más eficientemente en lo más rutinario, pero también en la faceta más creativa del trabajo; por ejemplo, estableciendo vínculos con personas o documentos, que de lo contrario pasarían desapercibidos. También ayudan permitiendo que un trabajo realizado por alguien pueda ser aprovechado por otro que tiene que hacer uno similar. Se han incorporado tantas que me es difícil destacar un elemento concreto, más bien te diría que lo importante es el conjunto. Como anécdota, puedo decirte que el directorio interno vinculado a la tecla F6 de los ordenadores de la UOC me maravilló cuando entré aquí el año 2000. En los diez años que llevo en la universidad hay multitud de aplicaciones que ahora existen y que antes eran impensables. Un éxito fue el de los Juegos Olímpicos de Barcelona 92 y un fracaso fue el de los Juegos Olímpicos de Atlanta 96. Unos juegos se organizan una vez en la vida; por lo tanto, sin una experiencia propia en la que basarse. Barcelona salió muy bien de la situación. En cambio, en Atlanta los datos se podían obtener, pero las interfaces que, por ejemplo, usaban los periodistas para seguir los resultados eran muy poco funcionales y eso creó problemas. Por otro lado, para mí el sistema de información de la UOC en conjunto, por el hecho de romper barreras temporales y geográficas y por su constante evolución, siendo capaz de mantener la operación docente y administrativa, es un caso de éxito. No, se creó de nuevo. La UOC es la primera universidad, que yo sepa, creada en origen en red. En cambio, en casos como el de la Open University (creada años antes del desarrollo del WWW) lo que hubo fue una migración posterior. No hace mucho un directivo de una empresa me comentaba que gestores financieros de la City reciben como mínimo doscientos mensajes diarios, que no son correo basura o de fácil respuesta, sino que implican tomar decisiones. Por lo tanto, es evidente que esta saturación existe. La solución, por un lado, puede ser tener un comportamiento más ecológico, más consciente, en cuanto al envío de información; es decir, pensar si cuando mandamos determinados mensajes electrónicos realmente hace falta que lo hagamos, y en qué términos y a qué destinatarios. Por otro lado, habrá que elaborar aplicaciones inteligentes para clasificar y gestionar la información recibida, una especie de mayordomos digitales, para entendernos. Partimos de un contexto histórico en el que las empresas tenían una presión mayor debido a la competencia, y esto todavía tiene un peso. Por lo tanto, la actualización de los sistemas de información ha sido constante y más pronunciada. Pero con los años la Administración pública también se ha puesto al día, aunque la empresa en general sigue teniendo una ligera ventaja. En el ámbito público hay iniciativas, sobre todo en el extranjero, de lo que se denomina open data, para que la ciudadanía pueda aportar datos y mejorar distintos ámbitos a partir de la información acumulada por la Administración o bien para que estos datos de la Administración sirvan a las empresas de una zona determinada para desarrollar nuevas oportunidades de negocio.