El teletreball aguditza la «síndrome de les finestres obertes»

La majoria de les persones creuen que la productivitat en la feina que fan està directament relacionada amb el nombre de finestres que tenen obertes a la pantalla de l'ordinador. Opinen que tenir diversos fronts oberts i anar passant d'un assumpte a un altre no solament és possible mitjançant la tècnica de la multitasca, sinó que també ho consideren molt positiu. Però tenen raó? Treballar d'aquesta manera realment resulta més eficaç que fer-ho atenent un tema darrere l'altre?

Aquest comportament, conegut com la «síndrome de les finestres obertes», ha pres una rellevància especial els darrers mesos a causa de l'elevada implantació del teletreball a l'Estat espanyol i al món. Aquesta nova forma de relació entre el treballador i l'empresa ha despertat múltiples polèmiques, entre les quals, la que posa el focus en la productivitat. En aquest sentit, segons l'estudi Resetting Normal: redefiniendo la nueva era del trabajo, elaborat per Adecco Group Institute el maig del 2020, al llarg dels últims divuit mesos s'ha demostrat que el treball a distància no comporta una pèrdua de productivitat, ja que el 85 % de la població treballadora d'Espanya assegura que el seu rendiment s'ha mantingut igual o que fins i tot ha millorat en aquest temps.

Com més finestres obertes millor?

El treball a distància no és una cosa nova. Ja s'utilitzava en sectors molt concrets del nostre teixit empresarial i en circumstàncies també molt específiques. Ara bé, el pas de la pandèmia va obligar les empreses a prendre la decisió d'«enviar» els treballadors a casa i implantar el treball a distància. De fet, «el que hem tingut al llarg de la pandèmia ha estat una situació d'emergència i una resposta de les empreses i els equips per evitar el col·lapse de les companyies», apunta Manel Fernández Jaria, professor col·laborador dels Estudis d'Economia i Empresa de la UOC, el qual assegura que «al llarg d'aquest període el que hem fet ha estat traslladar el model d'oficina als domicilis particulars dels treballadors, de manera que han augmentat alguns aspectes negatius com la hiperconnexió».

Per contextualitzar el fenomen amb xifres i fer-nos una idea de la seva profunditat, donem un cop d'ull al treball de l'Institut Nacional d'Estadística (INE). Aquesta institució assegura que el 49,7% dels establiments va fer servir el teletreball durant l'estat d'alarma. Ara bé, una altra cosa diferent és la tendència que pren aquesta dada ara que les xifres de la pandèmia es van estabilitzant. I és que, segons l'expert, el veritable teletreball comença ara.

Les valuoses bondats del teletreball

Durant la implantació «forçada» d'aquesta forma de treballar, segons Fernández Jaria, moltes empreses van tenir l'oportunitat de descobrir alguns dels aspectes positius que aporta el teletreball al clima psicosocial de les empreses. Alguns dels més significatius són:

• Augment de la confiança en els equips.
• Increment del compromís i l'autoresponsabilitat.
• Atracció del talent en oferir unes condicions de treball basades en la flexibilitat.
• Reducció de costos.
• Disminució de l'impacte mediambiental de la companyia.
• Compartició d'objectius amb els equips.
• Millora del clima laboral.
• Potencia el lideratge col·laboratiu.
• Millores significatives en la productivitat.

Multitasca, una falsa sensació de productivitat

Un dels aspectes més controvertits del treball des de casa és si minva o augmenta la productivitat del treballador. En aquest sentit, hi ha els qui creuen que la seva implantació empitjora els resultats, mentre que uns altres defensen just el contrari. Entre els arguments que esgrimeixen els primers trobem la «síndrome de les finestres obertes», que consisteix en l'hàbit de mantenir desenes de finestres d'exploració obertes a la pantalla de l'ordinador. D'aquesta manera, saltem d'una tasca a una altra sense arribar a centrar-nos en cap de principi a fi. La qüestió és: d'aquesta manera atenem perfectament diversos fronts alhora o, en realitat, els descuidem? És una manera de multiplicar l'atenció o de perdre capacitat de concentració? Fernández Jaria és clar i rotund sobre aquest tema: «La multitasca ens fa anar més lents i influeix de forma negativa en la qualitat i en la productivitat». I afegeix: «Els nostres objectius s'allunyen quan actuem en multitasca, augmenta el cansament i la càrrega mental (conjunt de requeriments mentals, cognitius o intel·lectuals als quals es veu sotmès el treballador al llarg de la seva jornada laboral, és a dir, nivell d'activitat mental o d'esforç intel·lectual necessari per fer la feina)».

És més, els efectes negatius poden afectar els treballadors quan qui treballa en «mode multitasca» és el seu cap, ja que aquest interromp constantment, dificulta la tasca als seus col·laboradors i, en última instància, els resta productivitat.

Al nostre cervell li encanta passar d'un estímul a un altre

Malgrat que treballar d'aquesta manera produeix estrès, cansament i insatisfacció, la veritat és que és un hàbit increïblement estès. Per tant, la pregunta que inevitablement sorgeix és per què la majoria de les persones tendeixen a la multitasca. L'expert en treball saludable i psicosociologia laboral Manel Fernández Jaria assenyala dues raons fonamentals que expliquen aquest comportament: «la primera és perquè l'escorça prefrontal del cervell (àrea on planifiquem, pensem, ordenem...) està programada per mostrar preferència per les novetats. Quan canviem de tasca rebem una recompensa amb dopamina. La cerca d'estímuls nous ens proporciona un premi, ens fa pensar que som més productius quan sembla que estem molt ocupats». No obstant això, «el problema és que estar ocupat no significa que siguem més productius ni ens acosta als nostres objectius», afegeix Fernández Jaria, parafrasejant Chris Bailey, escriptor i consultor de productivitat canadenca.

L'altre motiu que addueix l'expert és que quan fem diverses coses alhora ens sembla que potenciem el rendiment i el nostre ego se sent important. Ara bé, «pot ser que l'ego rebi un impuls d'autoestima, però realment som molt menys productius», adverteix.

Consells per evitar els riscos del teletreball

Perills com la pèrdua de concentració, el cansament o la disminució del rendiment estan directament relacionats amb el treball multitasca i amb el treball des de casa. La bona notícia és que a les nostres mans hi ha impedir que aquests efectes negatius guanyin terreny als positius, que, per descomptat, també té. El professor de la UOC ha elaborat aquesta pràctica i eficaç llista de consells per ajudar-nos:

- Planifica el treball que faràs.

- Treballa per blocs. Destina un temps a cada bloc i no barregis accions. Per exemple, si fas una tasca que requereix una alta atenció, evita tot tipus d'interrupcions durant el temps que duri, o bé durant un temps determinat.

- Defineix la teva tasca «roca» cada dia. Una tasca «roca» és la que no es pot moure de la programació, és una activitat important que marca la diferència en els resultats que pretenem aconseguir.

- Reconeix el teu cronotipus (moment del dia en el qual tens major energia mental) i fes les tasques amb més exigència cognitiva adaptades al teu nivell d'energia.

- Les dues primeres hores del dia marquen la diferència en els resultats.

- Construeix rutines i crea nous hàbits per al teletreball.

- Fes amb freqüència una auditoria sobre la gestió del teu temps.

- Crea un espai de treball específic a casa teva seguint principis d'ergonomia i de decoració minimalista per evitar interrupcions.

- Pots treballar des de casa, però no has de viure a la feina: defineix un horari i compleix-lo.

- Fixa terminis a les tasques. Sabem que quan no definim terminis les tasques s'expandeixen en el temps gairebé de manera infinita.

- Desenvolupa la teva ultraproductivitat. Ser ultraproductiu és tirar coses importants endavant. Això connecta amb el principi de Pareto, segons el qual hi ha un 20 % de les tasques que fem que representen el 80 % del benefici que obtenim. Continua conreant el treball en xarxa amb les persones del teu equip.

- Demana retorn de qualitat per saber com evoluciones sobre els objectius marcats.

- Aprèn a teletreballar. És important formar els equips en teletreball productiu.