Glossari

Paraules

  1. A
  2. B
  3. C
  4. D
  5. E
  6. F
  7. G
  8. H
  9. I
  10. J
  11. K
  12. L
  13. M
  14. N
  15. O
  16. P
  17. Q
  18. R
  19. S
  20. T
  21. U
  22. V
  23. W
  24. X
  25. Y
  26. Z
A

Accs. Dret, manera i mitjans de localitzar, utilitzar o recuperar informaci.

C

Cicle de vida de la documentaci:

  • · Documentaci de treball o d'oficina. Documentaci generada per una unitat en les seves activitats i que no s definitiva. No sn documents d'arxiu; per tant, no sn objectes d'estudi del Servei d'Arxiu i Gesti Documental, malgrat que s que ho poden ser del sistema de gesti documental.
  • · Documentaci en fase activa. Documentaci que una unitat tramita o utilitza habitualment en les seves activitats. Es tracta de documents que no es poden modificar i de consulta freqent.
  • · Documentaci en fase semiactiva. Documentaci que, un cop conclosa la tramitaci ordinria, no s utilitzada d'una manera habitual per la unitat que l'ha produda en les seves activitats. Es tracta de documents que no es poden modificar i de consulta poc freqent.
  • · Documentaci en fase inactiva o histrica. Documentaci que, un cop conclosa la vigncia administrativa immediata, posseeix valors primordialment de carcter cultural, informatiu, cientfic o tecnolgic. Es tracta de documents que no es poden modificar i de consulta espordica.

Classificaci. Identificaci i estructuraci sistemtica de les activitats de les organitzacions o dels documents generats per aquestes en categories, d'acord amb convencions, mtodes i normes de procediment, lgicament representats en un sistema de classificaci.

Conservaci (preservaci). Conjunt de processos i operacions duts a terme per a garantir la permanncia intel·lectual i tcnica de documents autntics al llarg del temps.

Conversi. Procs de canviar documents d'un suport a un altre, o d'un format a un altre.

D

Descripci arxivstica. Elaboraci d'una representaci acurada d'una unitat de descripci i, si escau, de les parts que la componen, mitjanant la recopilaci, l'anlisi, l'organitzaci i l'enregistrament de qualsevol informaci que serveixi per a identificar, gestionar, localitzar i explicar la documentaci d'arxiu, a ms del context i els sistemes en els quals s'ha produt. Hi ha set nivells de descripci, que sn els que s'han definit abans: fons, subfons, grup de sries, srie, unitat documental composta (expedient), unitat documental simple (document d'arxiu) i unitat d'instal·laci.

Disposici. Procs associat amb l'aplicaci de decisions de transferncia, destrucci o conservaci de documents, que es documenten als calendaris de conservaci o cicle de vida.

Document. Informaci o objecte registrat que es pot tractar com una unitat.

Document d'arxiu o record. Informaci creada o rebuda, conservada com a informaci i prova, per una organitzaci o un individu en el curs de la seva activitat o en virtut de les seves obligacions legals, que s'ha de preservar. Un document d'arxiu no es pot modificar i ha d'incloure informaci referent a:

  • · contingut
  • · context
  • · estructura
  • · presentaci

Document electrnic d'arxiu. Document d'arxiu en format electrnic, s a dir, creat per un programa informtic o b digitalitzat o escanejat a partir d'un document en paper.

E

Expedient o unitat documental composta. Unitat organitzada de documents d'arxiu compilats pel productor dels documents o durant el procs d'organitzaci arxivstica. Segons els documents que el componen, es diu que un expedient est en un dels suports segents:

  • · Suport fsic, si els documents que el componen sn de naturalesa fsica. Ex.: paper, microfilm, etc.
  • · Suport electrnic, si la documentaci s electrnica. Ex.: fitxers .doc, .pdf, .tiff, etc.
  • · Hbrid (mixt), amb documents en suport fsic i electrnic dins el mateix expedient. Ex.: fotocpia compulsada del ttol + PDF del DNI.
  • · D'originals mltiples, si hi ha documents dins l'expedient amb multiplicitat d'originals, com ara un document en paper que s'ha digitalitzat i signat electrnicament i del qual es conserven els dos suports. Ex.: PDF del DNI + fotocpia del DNI.
F

Fons. Conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produt orgnicament i/o compilat i utilitzat per una persona, una famlia o un organisme en l'exercici de les activitats i funcions que li sn prpies. El subfons s la part d'un fons que t una entitat diferenciada de la resta i es pot correspondre amb unitats administratives subordinades que tenen un cert grau d'autonomia o amb ens incorporats per relacions successries.

G

Gesti documental. Conjunt d'activitats especfiques que permet de coordinar i controlar de manera sistemtica tots els aspectes relacionats amb la creaci, la recepci, l'organitzaci, l'emmagatzematge, la preservaci, l'accs i la difusi dels documents en una organitzaci amb l'objectiu d'incorporar i mantenir la informaci i proves de les activitats i operacions d'una organitzaci.

I

Indexaci. Procs pel qual s'estableixen punts d'accs per a facilitar la recuperaci de documents o d'informaci.

Instruments de descripci per nivell:

  • · Guia. T l'objectiu d'orientar l'usuari en el coneixement general d'un fons i subfons o col·lecci. Cont informaci sobre el productor i el context de creaci de la documentaci. La descripci dels documents que formen part del fons s d'extensi breu.
  • · Inventari. Instrument que descriu el conjunt de documents que formen part d'un fons documental, des del nivell de fons fins al nivell de srie. La descripci s'organitza a l'entorn de les sries i ha de precisar el context jerrquic en qu s'estructura el fons. Excepcionalment, l'inventari es pot utilitzar per a descriure, tamb, el nivell d'unitat d'instal·laci quan es tracta d'un fragment de srie. En aquest cas, ha de tenir els elements necessaris per a facilitar la localitzaci de les unitats documentals compostes o simples dins dels fons i de les sries descrites.
  • · Catleg. Instrument que descriu el darrer nivell d'un fons documental, el de la unitat composta o simple, elaborat a partir de la informaci dels elements de descripci obligatoris dels nivells superiors.

Interoperabilitat. Condici mitjanant la qual dos o ms sistemes poden intercanviar processos o dades. s la capacitat dels sistemes que es basen en les tecnologies de la informaci i la comunicaci (TIC) i dels processos empresarials consistents a intercanviar dades i possibilitar la posada en com d'informaci i coneixements.

Fonts:

M

Metadades. Dades que descriuen el context, el contingut i l'estructura dels documents i la seva gesti al llarg del temps. Usualment es classifiquen en els tipus segents:

  • · Metadades tecnolgiques. Informaci sobre formats, estructures i vincles dels documents conservats; per exemple, format d'arxiu, data de l'ltima migraci de format, etc. Sn necessries per a processar els documents i facilitar la recuperaci de la informaci.
  • · Metadades descriptives. Aporten informaci contextual sobre els processos de treball, les relacions entre els documents, etc. Sn dades relatives a l'autor, la data de producci, el ttol, les paraules clau, etc. Sn necessries per a la recuperaci, per a entendre els documents en el seu context i per raons d'autenticitat.
  • · Metadades arxivstiques. S'afegeixen per a facilitar la gesti dels documents. Sn el control intel·lectual i fsic dels documents desprs d'haver estat creats. Es refereixen a aspectes com ara l'ltima revisi, la data de transferncia a l'Arxiu, les condicions d'accs, la valoraci, etc. Sn necessries per a identificar i recuperar la informaci.

Migraci. Acci de traslladar documents d'un sistema a un altre, mantenint-ne l'autenticitat, la integritat, la fiabilitat i la disponibilitat.

Q

Quadre de classificaci. Sistema de classificaci jerrquic i lgic que recull les funcions i les activitats de l'organitzaci des de l'aspecte ms general fins al ms concret, i serveix per a organitzar, tractar i agrupar els documents de manera que es reflecteixin aquestes funcions i activitats. Ha de permetre que s'afegeixin noves funcions sense que calgui reestructurar les classes principals. Es compon d'una estructura i d'un sistema de codificaci.

R

Registre. Acte mitjanant el qual s'adjudica a un document un identificador nic en el moment d'entrada al sistema.

S

Srie documental. Conjunt de documents produts per un subjecte en el desenvolupament d'una mateixa competncia i regulat per la mateixa norma de procediment. S'organitzen d'acord amb un sistema de classificaci i es conserven com una unitat. Aix s aix pel fet que s el resultat d'un mateix procs de formaci o de classificaci, o de la mateixa tipologia; o per qualsevol altra relaci derivada de la seva producci, recepci o s. Facilita el treball amb grans volums de documents amb el mateix cicle de vida i la mateixa disposici final.

Sistema de gesti documental. Sistema d'informaci que incorpora, gestiona i facilita l'accs als documents al llarg del temps.

Subsrie documental. Conjunt de documents ntidament identificats que depenen d'una srie.

T

Traabilitat. Creaci, incorporaci i conservaci d'informaci sobre el moviment i la utilitzaci dels documents.

Transferncia. Canvi de la custdia, la propietat o la responsabilitat dels documents. Inclou el trasllat, que s el moviment de documents d'una ubicaci a una altra independentment del suport.

U

Unitat d'instal·laci. Conjunt de documents agrupats o conservats en una mateixa unitat fsica (capsa, llibre, carpeta electrnica, etc.).